Assistant·e du Service Aménagement Sud-Est Sase H/F - Service Public

Rattaché.e à la cheffe de service, l'assistant.e participe au bon fonctionnement du service. Il.elle est un pilier essentiel du service, contribuant à créer un environnement de travail harmonieux et efficace. Il.elle travaille en synergie avec les autres membres de l'équipe et participe activement au réseau des assistantes de la DDT, favorisant ainsi l'échange de bonnes pratiques et le développement professionnel.

Il/Elle s'occupe :

- de la gestion de la boîte courriel du service et suivi des courriers réservés, en veillant à la mise à jour des informations et à la bonne circulation des documents au sein du service;
- de la gestion administrative des dossiers :suivi rigoureux des parapheurs, délais des signatures;
- de l'accueil téléphonique et physique au sein du service;
- de l'assistance à la gestion administrative du service (notification agents, grèves, plannings congés, commandes de fournitures de bureau et papier photocopie, billetterie et transports, autorisations de conduite d'un véhicule de service);
- transmission des informations au titre de la formation ;
- de l'organisation de réunions, réservation des salles et du matériel nécessaire, salles visio et viso conférences;
- de la reprographie, classement, archivage, bureautique ;
- de la gestion des architecte et paysagiste conseils de l'Etat (ordres de missions, frais de déplacements, états de vacations, tableaux de suivi, Chorus-DT) ;
- référent Chorus-DT du SASE: élaboration des ordres de mission, suivi comptable des dossiers (BOP 135) suivi par le service.

L'assistant.e intervient en appui des pôlesdu SASE :
«Aménagement Territorial» :
- renseignement de la base DOCURBA, réponse aux enquêtes nationales sur l'état d'avancement des documents d'urbanisme;
- organisation et du suivi des consultations pour contributions aux avis de l'État sur les documents d'urbanisme;
- de l'organisation et du suivi des consultations pour bâtir les rapports présentés en CDNPS et CDPENAF.

«Territoires et Transition»:
- contributions et avis au titre de dossiers de demandes de subventions.

«Procédures urbanisme et commerce»
- appui en cas d'intérim du secrétariat de la CDAC.

et en inter-servicesDDT :
- des consultations de l'Autorité Environnementale : organisation et suivi des contributions aux avis de l'AE (mise en signature et suivi des délais de réponse)

Supérieur hiérarchique: cheffe du service

Compétences recherchées:

Techniques:
- Utilisation des outils bureautiques classiques
- Connaissances techniques et réglementaires de premier niveau en aménagement et en urbanisme (compagnonnage/ formation)
- Connaissance des ressources internes de la DDT (Intranet, réseau, autres services, etc.) (compagnonnage/ formation)

Transversales :
- Discrétion, rigueur, sens de l'organisation
- Capacité d'initiative, autonomie, sens pratique
- Qualités d'organisation
- Rapidité d'exécution
- Capacité à travailler en équipe
- Intérêt pour les activités du service (qualité du suivi des dossiers)

Relationnelles:
- Qualités relationnelles dans l'accueil, téléphonique ou direct, interne et externe (administrations, élus, particuliers)
-Capacité de travail en équipe