Secretaire Assistant·e H/F - Service Public

Vous travaillerez au sein de l'équipe chargée de porter les enjeux et politiques de l'État en matière de mobilités et d'infrastructures de transport. Ce collectif assure notamment la mise en oeuvre des financements de l'État en matière d'infrastructure de transport et la maîtrise d'ouvrage des opérations d'aménagement du réseau routier national.

Au sein de l'unité d'appui aux divisions, vous assurerez d'une part, une mission générale d'assistance administrative pour les 2 unités de la division mobilités durables (DMD). A ce titre vous appuyez les chefs de projet dans la gestion administrative et financière de leurs projets. Vous assurez également, en lien avec une autre assistante administrative, l'appui administratif au sein du service: gestion du courrier et des instances, organisation des réunions.

Vos principales missions pour les deux unités de la DMD consistent à :
- gérer l'agenda de la cheffe de la division,
- programmer et organiser des réunions,
- assurer le suivi des instances et le suivi des documents en cours de validation (supervision parapheur papier et électronique),
- apporter un appui administratif au pilotage des opérations de la division,
- gérer les déplacements des agents (établissement des ordres de mission, autorisations de conduite de véhicule de l'administration, réservation des billets de transports, gestion des frais de déplacements),
- gérer les fournitures et le lien avec les services logistique et informatique,
- assurer le suivi des dotations et commandes d'EPI en lien avec le correspondant hygiène et sécurité du service,
- organiser l'accueil des nouveaux arrivants.

Vos principales missions transversales du secrétariat infrastructure sécurité transport (IST) consistent à:
- assurer l'accueil téléphonique et physique du service,
- gérer le courrier entrant et sortant du service et son enregistrement,
- gérer la boite aux lettres du service,
- gérer l'agenda de la cheffe de service,
- assurer la continuité du secrétariat des divisions et du service en lien avec l'assistante administrative de la division TRSV.

Si vous avez le sens des contacts, des facilités à vous adapter à différentes situations et à divers interlocuteurs, si vous êtes réactif-ve, dynamique, tout en sachant faire preuve d'une certaine discrétion sur les informations que vous avez à traiter, ce poste peut vous plaire. Vous êtes en plus organisé-e, rigoureux-se, curieux-se et autonome, vous aimez travailler en équipe, alors n'hésitez plus.

Nous recherchons des candidats motivés faisant preuve dans leur pratique professionnelle de méthode, de curiosité et sachant s'intégrer dans un collectif de travail. Une aisance dans la communication est également attendue. Idéalement, vous disposez d'une expérience sur des fonctions similaires.

Une connaissance des outils bureautique et collaboratifs est souhaitée ou sera à développer sur le poste.