Assistant de Direction de la Ddets du Calvados H/F - Service Public

Rattaché directement à la direction, l'assistant de direction a en charge les missions suivantes:

1/ Secrétariat des autorités
- Gestion des agendas de la direction (1 directeur, 2 directeurs adjoints): prise de rdv, organisation de réunions, de séminaires et de manifestations. Ceci en lien étroit avec les secrétariats de direction de la préfecture, des autres services territoriaux de l'État et des collectivités territoriales.
- Accueil téléphonique et physique.
- Gestion du courrier (physique) entrant et sortant.
- Suivi des boîtes mél fonctionnelles de la direction.
- Assistance à la préparation des réunions et au montage des dossiers.
- Archivage papier et électronique.
- Mise en forme de supports (courriers, notes, diaporamas)

2/ Appui à la qualité de l'organisation interne
- Élaboration d'outils de pilotage pour l'organisation de la direction(gestion documentaire des notes de la direction, des actes administratifs et des correspondances)
- Saisie des documents sur le recueil des actes administratifs (RAA)

3/ Appui à la communication
- En interne à la DDETS: actualisation de l'intranet, diffusion de compte-rendus, etc.
- Vers l'extérieur: élaboration de supports de communication, participation à l'élaboration du rapport d'activité annuel de la DDETS

L'agent pourra également avoir ponctuellement la charge de dossiers spécifiques en lien avec les différents pôles de la DDETS.

Ce poste est localisé au Site "Naturellement" au 3 place Saint Clair à Hérouville Saint-Clair.

Connaissances techniques:
- Connaissance de l'environnement institutionnel: niveau maîtrise, à acquérir
- Connaissance des outils de communication: niveau maîtrise, acquis
- Connaissances budgétaires: niveau pratique, à acquérir

Savoir-faire:
- Savoir s'organiser: niveau maîtrise, requis
- Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise, requis
- Capacité d'appui à l'élaboration d?outils de pilotage: niveau maîtrise, requis
- Savoir rédiger: niveau maîtrise, requis

Savoir-être:
- Savoir s'adapter: niveau maîtrise, requis
- Rigueur et réactivité: niveau expert, requis
- Savoir accueillir: niveau maîtrise, requis
- Avoir le sens des relations humaines: niveau expert, requis
- Savoir communiquer: niveau maîtrise, requis
- Diplomatie: niveau maîtrise, requis

Ce poste nécessite une grande polyvalence, réactivité, discrétion et prises d?initiatives.