Assistante de Direction H/F - Service Public

Gestion du secrétariat de direction :
- coordination des productions de la DDT : notes au préfet, préparation des dossiers de réunions
- gestion des agendas des directeurs, organisations des réunions
- tri du courrier quotidien et suivi des messageries "DDT" et "Direction"
- suivi du courrier, en particulier le courrier réservé de la Préfecture
- suivi des mises en signature
- suivi de certaines procédures : base de contacts, procédures courriers, suivi des propositions de médailles, arrêtés de délégation de signature
- organisation de la continuité de la mission lors des absences
- suivi des congés et frais des directeurs
- suivi des entretiens professionnels des chefs de service et validation de leurs frais.

Appui à la mission stratégique et transversale :
- participation au CODIR et appui à la rédaction des comptes-rendus
- circulation et préparation de certaines commandes (CAR, pré-CAR...)
- validation des frais et congés des membres de la mission
- réservation des salles visio et audio

Agent(e) placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur départemental des territoires et de son adjoint-e.

Relations internes et externes:
Chef(fe)s de service et agent(e)s de la DDT, relation avec la préfecture et autres services de l'Etat, les instances de gouvernances.

Les responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire:
- assiste au CODIR, relations avec les secrétariats Préfet, élus, etc
- faire fonctionner la continuité du service, en cas d'absence, avec le dispositif d'intérim tournant entre secrétaires.

Compétences techniques:

- Compétences en traitement informatique (open office,...)
- Maitrise de la rédaction administrative;
- Connaissance des organisations des administrations et organismes en relation avec la DDT (instances de gouvernance, partenaires,...)

Compétences transversales: discrétion, disponibilité, réactivité, prise d'initiative, sens de l'organisation et de la méthode,

Compétences relationnelles: capacité de travailler en équipe, bonne maîtrise de l'ensemble des tâches d'assistantes.