Assistant·e de Direction - Fseg H/F - Université Paris Est Créteil (UPEC)
- Créteil - 94
- Fonctionnaire
- Université Paris Est Créteil (UPEC)
Les missions du poste
L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion (FSEG) est une des composantes de l'Université Paris Est-Créteil (UPEC). Nous accueillons 1 700 étudiants et offrons une palette équilibrée de diplômes, licences et masters. Ouverts à l'international et conçus au plus près des besoins du monde professionnel, nos différents cursus sont proposés aussi bien en formation initiale, qu'en apprentissage ou en formation continue.
L'assistant(e) de direction est rattaché à la direction de la FSEG, comptant 7 personnels administratif. L'assistant(e) est placé sous la direction conjointe du directeur de la composante et de la responsable administrative.L'assistant(e) accueil et prend en charge les usagers et autres publics.
Il/Elleaccueille et prend en charge les usagers et autres publics.
Assure la gestion administrative:
Rédiger et mettre en forme courriers, rapports, comptes rendus et autres documents.
Organiser et planifier les agendas (rendez-vous, réunions, événements).
Traiter les appels téléphoniques et e-mails en filtrant les priorités. Assurer un support RH ( dossiers transport/mutuelle) en lien avec la responsable administrative.
Classer et archiver les documents physiques et numériques.
Organise et coordonner les activités:
Préparer et participer les réunions (convocations, ordres du jour, documentation, prises de notes, rédaction des comptes rendus).
Superviser le suivi des dossiers administratifs et projets spécifiques.
Gérer les réservations de la salle de réunion.
Planifier et réserver les déplacements professionnels (transports, hébergements) du directeur.
Planifier et réserver les prestations traiteur.
Collaborer avec les différents services pour sassurer de la bonne transmission des informations.
Gérer l'accueil et la communication:
Accueillir et orienter les étudiants, enseignants et autres publics
Le profil recherché
Connaissances souhaitées:
- Fonctionnement de l'Université
Savoir faire:
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et des techniques de communication et d'information
- Bonnes capacités rédactionnelles
Savoir être:
- Rigueur, autonomie
- Capacité à communiquer et à rendre compte.
- Capacité à travailler en équipe.
- Organiser efficacement les tâches pour gérer les priorités.