Secrétaire Administratif·ve Direction des Départements Ufr Sess-Staps H/F - Université Paris Est Créteil (UPEC)

L'UFR des Sciences de l'éducation, des sciences Sociales et des Sciences et techniques des activités physiques et sportives (SESS -STAPS) est géographiquement implantée sur deux sites de Créteil accessibles par la ligne 8 du Métro (Pyramide et Duvauchelle). Elle est composée de deux départements : SESS et STAPS.
L'équipe pédagogique est composée d'une centaine d'enseignants permanents, plus de 200 vacataires chargés d'enseignement.
L'équipe administrative est constituée de 32 personnels.

L'activité du secrétariat s'exerce sur le site de Pyramide, sous la responsabilité de la Responsable Administrative, en corrélation avec les responsable des services administratifs en lien fonctionnel avec la Direction de l'UFR et les deux directions de département de l'UFR auprès desquelles il
assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique. ll réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et et des procédures.Activités principales :
- Assurer la gestion et le suivi des agendas, les échéances et les réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques, orienter les interlocuteurs et traiter le premier niveau des réponses
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne ; mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord ; mettre en forme des documents
- Assurer le soutien logistique de la direction
Activités essentielles :
- Réaliser des opérations de gestion administrative
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées au suivi des études
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, informations orales...), les reproduire et les diffuser
- Participe aux dossiers transversaux, notamment en cas de pic d'activité des services : polyvalence et compétences pour le travail en équipe.

Poste ouvert aux agents titulaires ou contractuels - Catégorie c - Rémunération basée sur la grille indiciaire des ADJ TECHITRF

Connaissances:

- Environnement : enseignement supérieur et recherche
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique. Techniques de communication

Savoir-faire:

- Collecter, mettre à jour, classer et archiver les documents
- Sens de l'organisation. Élaborer des choix, planifier des actions
- Maîtriser l'utilisation de logiciels bureautiques (Word, Excel), de messagerie électronique et d'Internet

Savoir-être:

- Réactivité
- Sens relationnel - Travailler en équipe
- Savoir rendre compte