Nantes Université Recrute Un·e Assistant·e de Direction pour l'Iae H/F - Nantes Université

L'Institut d'administration des entreprises (IAE) de Nantes est un institut d'économie et de management qui propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat. Ces formations s'adressent à des publics de formation initiale constitués d'étudiants suivant un parcours complet en économie et en gestion mais aussi à des étudiants issus d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignants chercheurs et 400 vacataires professionnels choisis pour leur expertise dans leurs domaines.

Place de l'agent dans l'organigramme du service : Secrétariat généralAu sein de l'IAE de Nantes - Economie & Management, les missions principales sont d'assurer, en appui de la Secrétaire générale, le bon fonctionnement général de la structure et de superviser quotidiennement les activités de l'équipe Accueil-Logistique-Entretien.

· Assister la Direction dans la mise en oeuvre du projet stratégique et du CPOM :

- Diffuser une information fiable et actualisée

- Mettre à jour régulièrement l'intranet et des fichiers de données de la composante

- Assurer le suivi administratif des ordres de mission

- Organiser les instances de gestion et les agendas de la Direction

· Assurer, en appui de la Secrétaire générale, le bon fonctionnement général de la structure :

- Affaires institutionnelles: participer à l'organisation des conseils d'institut, conseils scientifiques et des élections

- Gestion financière, en lien avec le service financier de proximité: mission Direction, carte achat, fournitures

- Suivi de la règlementation en termes de sécurité des locaux: SSI, DUERP, appui aux assistants de prévention, participation aux comités logistiques, ...

· Encadrer l'équipe Accueil - Logistique - Entretien :

- Superviser les activités de l'équipe des trois agents sur les deux bâtiments, gérer les absences et congés pour veiller à assurer une continuité de service, mener les entretiens professionnels

- Gestion logistique, en lien avec l'équipe ALE: accès parking, reprographie, clés, locations, marchés transverses de gardiennage, suivi de travaux, suivi des contrats de maintenance, ...

- Formation et/ou qualification : Bac +2

- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste: un an

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).

Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:
- Mode de fonctionnement des administrations publiques

- Techniques d'élaboration des documents

- Connaître l'organisation administrative de l'Université
Savoir-faire opérationnels:
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Travailler en équipe

- Encadrer une équipe

- Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité
Savoir-être:
- Rigueur / fiabilité

- Sens relationnel

- Sens de l'organisation

- Réactivité