Secrétaire du Service Habitat Rénovation Urbaine H/F - Direction Départementale des Territoires et de la Mer du Var (DDTM 83)

Au sein du service vous assurez:

- l'assistance administrative du chef de service et de son adjoint(e) : organisation de rendez-vous, réunions, gestion de l'agenda électronique, filtrage du téléphone ?
- le rôle de référente en matière de frais de déplacements (logiciel chorus DT): élaboration des ordres de mission et des frais de déplacement pour le chef de service et son adjointe

- le secrétariat du service : accueil physique, téléphonique du public, gestion du courrier à l'arrivée, au départ, commande des fournitures,
- le rôle de correspondante Archives pour le service en lien avec les bureaux
- le rôle de référent des publications du SHRU sur le site internet de la DDTM

- une assistance administrative concertée des bureaux du SHRU

- une assistance en particulier au Bureau habitat privé (BHP) comprenant :
1. au profit de l'Anah: la gestion des deux boîtes mail fonctionnelles comprenant la veille et le tri des mails entrants dans la boite dédiée aux échanges avec le public et le suivi des mails d'alerte reçu pour chaque dossier déposé sur le site Monprojetanah.gouv.fr (il s'agit de renseigner un tableau de bord indiquant leur arrivée)
2. concernant la lutte contre l'habitat indigne, un appui à l?assistance au suivi des signalements reçus et la participation à l'édition des courriers types et à leur archivage
3. un appui à l'assistance pour le secrétariat de la commission de conciliation

Les compétences requises et /ou à développer sont:

- techniques : pratique des logiciels Open Office, messagerie électronique, publipostage, publication au recueil des actes administratifs du Var

- relationnelles : sens de la communication et de l'accueil du public, sens de la confidentialité, rigueur, capacité à travailler dans un cadre partenarial large, travail en équipe

Modes d'acquisition: formation et mise en situation