Gestionnaire de l'Offre de Formation Stages H/F - Université de Lille

Missions du poste

-En lien avec le chargé de missions des stages du 2nd cycle, le-la gestionnaire assurera les relations avec les terrains de stage : il recensera les capacités d'accueil, informera les services des objectifs pédagogiques de stages, organisera les répartitions de stage du 2nd cycle (650 étudiants*3).
- Il devra démarcher régulièrement les médecins généralistes afin d'augmenter le nombre de poste proposé aux étudiants
- Il devra organiser les stages chez le médecin généralistes, établir les conventions de stage et transmettre les documents nécessaires à la rémunération des maîtres de stage.
- Il devra organiser la répartition des gardes des étudiants (650 étudiants*3) via un logiciel dédié qui aura préalablement été paramétré en fonction des disponibilités des sites de gardes.

Le-la gestionnaire travaillera en binôme sur ses missions sous la supervision hiérarchique de la responsable de service du second cycle (adjointe à la responsable du service) dans une équipe de 14 personnes.
Le service des études et de la formation initiale en URF3S-médecine compte 40 personnes.

Activités principales et associées

Planifier les périodes de stages du 2nd cycle
Recenser des lieux de stage, organiser la mise en stage des étudiants, établir les conventions de stage
Missions évolutives selon la charge de travail du service

aide aux examens des différents bureaux du service scolarité

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Capacité d'organisation
- Savoir rendre compte
- Alerter en cas de difficultés
- Collaborer aux activités du service
- réglementation/MCCC à respecter

Savoir-faire opérationnels

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Aptitude à se former à des logiciels de gestion : APOGEE, moodle, UNESS, ADE, GELULES

Savoir-faire comportementaux

Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité d'écoute /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Autonomie/Travail en binôme/ travail en équipe
Disponibilité
Motivation à se former

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en secrétariat, gestion administrative
Maitrise du PAC office