Secrétaire Pédagogique H/F - CY Cergy Paris Université

L'IUT de Cergy-Pontoise est une composante de CY Cergy-Paris Université.

Il est organisé en une direction administrative à Neuville et 10 départements d'enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et Pontoise. Après avoir été certifié ISO 9001 de 2011 à 2023, l'IUT est certifié ISO 21001 depuis 2024 et certifié QUALIOPI depuis 2021.

S'assurer de la qualité des pratiques et les mettre en valeur pour

- Vérifier et s'assurer de la bonne gestion des heures d'enseignement

- Faciliter les recrutements de vacataires enseignants

- Avoir des outils de communication sur la réussite étudiante (scolarité, études et insertion).

- Maintenir nos certificationsPour le département " Génie Electrique et Informatique Industrielle " de l'IUT de Sarcelles, nous recherchons un / une secrétaire pédagogique dont voici les principales missions :

Assurer le secrétariat administratif et pédagogique ;
Assister le chef du département et les enseignants ayant des charges administratives ;
Assurer l'interface entre la direction de l'IUT et les enseignants ;
Travailler en coordination avec la direction de l'IUT, et les différents partenaires de l'IUT internes et externes
(entreprises, CFA...).

Scolarité

Accueillir, renseigner et assister les apprenants ;
Suivre administrativement les campagnes de recrutement des apprenants ;
Contrôler les inscriptions administratives des apprenants ;
Suivre l'assiduité des apprenants (absences, retards...) ;
Préparer les jurys, assister aux commissions, saisir les notes, vérifier les procès-verbaux, éditer les relevés de
notes et d'acquis et les remettre aux apprenants ;

Assurer l'interface entre le CFA et le département ;
Suivre les contrats d'apprentissage et les apprentis en relation avec les CFA en utilisant l'application dédiée
(plannings, absences...) ;

Assister les enseignants en charge de responsabilités administratives ;
Gérer les conventions de stage ;
Développer et entretenir les relations entreprises du département.

Secrétariat de département

Compte rendu de réunion (dont conseil de département).

Ressources humaines de proximité

Accueillir les nouveaux enseignants ;
Gérer les dossiers de recrutement des vacataires ;
Assister les enseignants dans leurs démarches administratives (suivi des dossiers RH...) ;
Saisir les heures prévisionnelles de cours en présentiel et les heures du référentiel devant étudiants dans SAGHE. Contrôler et valider les heures réalisées ;
Gérer les ordres de mission des enseignants du département.

Gestion matérielle

Gérer les emplois du temps sur l'application CELCAT ;
Précommandes, suivi des commandes (relations avec les fournisseurs) et préparer les services faits pour le chef de département.
Gérer les relations avec les services supports pour l'organisation matérielle du département.

Compétences

Maitrise bureautique (Word-Excel-PowerPoint-TEAMS-PowerBi...) ;

Aptitude à utiliser et à se former sur des applications diverses, des bases de données, des logiciels ;

Savoir trouver la bonne information dans les règlements, répertoires et site efficacement.

Qualités

Sens de l'organisation et des priorités ;

Fiabilité et rigueur ;

Dynamisme ; Réactivité ; disponibilité d'esprit ;

Autonomie et esprit d'initiative en sachant rendre compte ;

Adaptabilité ; Sens du relationnel et du dialogue, esprit d'équipe ;

Discrétion professionnelle.