Assistant Administratif - Orléans 7492 H/F - Maison Departementale de L'enfance (Loiret)

Au sein de la Maison Départementale de l'Enfance et du Centre parental, l'assistant administratif a pour mission d'organiser pour le responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.Réaliser l'accueil physique et téléphonique
Réception téléphonique et physique des usagers
Prise et transmission des messages,apporter une réponse de premier niveau et orienter vers les services compétents le cas échéant

Réaliser des tâches relatives au suivi du dossier des personnes accueillies

Saisie dans informations dans les logiciels et dossiers

Réaliser le suivi des effectifs et leur diffusion
Contribuer au suivi des tableaux de bords
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Assistance et secrétariat du Responsable Administratif
Réaliser l'organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

Traitement administratif des demandes, participation à la vie du service
Archivage
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

Réceptionner les demandes de dépenses, créer l'engagement financier via Sedit, éditer le bon de commande, saisie des factures et assurer le suivi budgétaire

Gestion des participations financières aux frais de séjour des familles accueillies au centre parental

Traitement des courriers arrivant par voie postale et via Maarch, dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion

Réaliser un suivi des incidents liés aux téléphones (période GEC)