Assistant·e de Gestion H/F - Centre d'Etudes et d'Expertise sur les Risques, l'Environnement, la Mobilité et l'Aménagement (CEREMA)

L'assistant(e) de production apporte son appui au suivi des processus administratif, commercial ou financier de deux groupes. Il(elle) planifie les activités, applique les procédures et s?assure de la fiabilité des actes.

- Assurer le secrétariat des groupes «Territoires et Transitions» et «Bâtiments»
- Appuyer la gestion des affaires: éditer devis et factures, envoyer les études, gérer la traçabilité des productions et leur validation, suivre l'écoute client et la satisfaction client, classer et archiver les affaires
- Aider administrativement aux réponses aux appels d'offres
- Participer à l'élaboration et à l'application des procédures qualité
- Aider à la planification et à l'organisation des réunions
- Diffuser et suivre le courrier, assurer l'accueil téléphonique
- Gérer les achats des groupes
- Assister à l'organisation de journées techniques
- Remplacer les autres assistantes lors de leurs absences
- Guider les agents dans les consignes et procédures
- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants
- Gérer des missions transversales pour le fonctionnement de l'agence: gestion des abonnements aux périodiques, gestion du parc de véhicule...

Pré-requis: expérience réussie dans la fonction d?assistant(e) (lettre de recommandation)

Savoir
Connaissance des normes rédactionnelles et techniques de gestion administrative
Connaissance de l'organisation interne du Cerema, de ses activités et des interlocuteurs privés et
publics
Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatique et des outils internes au Cerema (CRM, NOVA...)

Savoir-faire
Capacité à prioriser
Capacité d'organisation
Qualités d'analyse et de synthèse
Aptitude rédactionnelle et relationnelle
Sens du compte-rendu spontané

Savoir-être
Rigueur
Réactivité, dynamisme
Capacité d?écoute
Sens des relations humaines
Maîtrise de soi, diplomatie
Discrétion
Confidentialité
Adaptabilité