Technicien du Traitement de l'Information H/F - Service Public

Mission du Département de la Relation Client (DRC)

Le DRC, placé sous la responsabilité de la Cheffe de département de la relation client, est organisé autour de trois sites situés à Saint-Malo, à Lorient et Paimpol.

Ses missions principales consistent à :

- Assurer le contact avec les ressortissants de l'Enim au profit de l'ensemble des services de l'établissement
- Proposer à la direction et mettre en oeuvre une stratégie de relation client multicanal : courrier, téléphone, courriel, accueil physique, espace personnel etc.,
- Assurer la mise en oeuvre de la politique d'accès aux droits,
- Piloter le processus réclamations et assurer le traitement des réclamations sur l'ensemble du périmètre de l'établissement,
- Mettre en oeuvre le droit à l'information retraite,
- Assurer l'administration fonctionnelle de l'Espace personnel et de tout autre outil permettant le contact avec les usagers,
- Reconstituer et fiabiliser les carrières, Simuler les retraites,
- Assurer la dématérialisation des flux entrants tous secteurs.Mission du pôle de gestion et de dématérialisation des flux entrants (GED)

Le pôle GED (Gestion Electronique des Documents) est placé sous l'autorité de la Cheffe du Département Relation Client.

Celui-ci est chargé de l'ensemble des missions de traitement des flux «courriers papier» réceptionnés sur le site de Saint-Malo (adresse unique Enim), de leur mise à disposition dématérialisée aux différents services, de la gestion de l'envoi des courriers émis par ces

mêmes services. Le pôle a également en charge le traitement de l'information dématérialisée entrante et de la mise à disposition aux services de back office.

Il est déployé sur les sites de Saint-Malo, de Lorient, et de Paimpol et s'appuie sur une équipe composée de:

- 1 responsable
- 8 techniciens répartis sur les trois sites (6 temps complets, 2 mi-temps).

Position hiérarchique

Le poste de technicien(ne) traitement de l'information est placée sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle Ged.

Missions du poste

- Faciliter, pour les services internes, la circulation, l'accès et l'utilisation de l'information par une mise à disposition des documents sous format électronique ou papier;
- Assurer l'envoi du courrier postal.

Principales activités:

FLUX ENTRANTS PAPIERS:

- Traiter le courrier reçu sur le sitede l'adresse unique ;

- Réception et comptabilisation des courriers entrants
- Ouverture
- Tri et ventilation entre chaque service selon les procédures et typologie de dossiers
- Traitement des pochettes in'verso

- Dématérialiser les documents destinés à l'ensemble des processus métier de l'établissement :

- Préparer et constituer les lots
- Numériser les documents
- Archiver les lots numérisés

- Gérer les demandes de sorties d'archives ;
- Gérer les courriers sortants lorsqu'ils nécessitent le renvoi des originaux ;
- Assurer le traitement des documents non identifiés (recherche de l'assuré) ou non conformes et gérer leur retour ;
- Assurer les contrôles de qualité et de conformité des documents numérisés ;
- Suivre les flux «courriers égrenés» ;
- Numériser les dossiers «GED aval».

FLUX ENTRANTS DEMATERIALISÉS ET TRAITEMENT EN GED:

- Traiter les flux numérisés

- Assurer le typage et l'indexation des documents numérisés
- Vérifier en GED l'arrivée des lots numérisés et mise en corbeille métier

- Injecter en GED (Diadème ou Enim) les mails issus des balo métier.

TRANSVERSE:

- Faire remonter à la hiérarchie les problématiques de ressources et les informations concernant les dysfonctionnements matériels ou informatiques ;
- Solliciter la référente GED ou la responsable de pôle sur les questionnements liés à l'activité et aux procédures ;
- Participation à la mise en place des procédures, des modes opératoires.

Compétences et ressources attendues

Savoir-faire requis/capacité à

- Savoir identifier la nature des différents documents reçus et les trier afin de les classer correctement ou de les orienter vers la personne concernée;
- Savoir assurer la pérennisation de l'information au sein de son organisme, en contrôlant la qualité des documents originaux avant scannérisation et celle de l'image numérisée;
- Savoir diagnostiquer tout dysfonctionnement technique et faire appel au bon interlocuteur pour le résoudre;
- S'assurer du bon archivage des pièces et de leur retour après consultation;
- Veiller à la qualité des saisies dans le respect des délais;
- Respecter les délais de traitement des envois,
- Assurer l'envoi des courriers émis par les services internes.

Connaissances associées

- Connaître son environnement professionnel: structures, procédures, circuits et acteurs;
- Connaître la place de la GED dans la chaine de traitement de l'information et des archives;
- Maîtriser les techniques de typage et d'indexation des documents;
- Maîtriser le fonctionnement des outils et applications utilisés sur la plate-forme (scanner, Ged Diadème, Ged Enim, applicatifs Cnam, machines courriers, etc...).

Ressources générales

- Etre autonome;
- Coopérer avec les autres membres de l'équipe;
- Alerter la responsable en cas de difficultés de traitement de l'information;
- Adapter sa communication orale en fonction de ses interlocuteurs.