Assistant de Direction et de Gestion - Direction de la Logistique Parlementaire H/F - Service Public

L'assistant de direction et de gestion assure le secrétariat de l'Association pour la gestion des restaurants administratifs de l'Assemblée nationale (AGRAN). Il est l'interlocuteur des usagers des sites de restauration pour établir la facturation de leurs consommations. Il s'assure ensuite de la cohérence de cette facturation avec les consommations prises sur les sites de restauration gérés par l'AGRAN. Il assure également le suivi du parc d'appareils automatiques gérés par la direction (facturation, interlocuteur des fournisseurs...).Missions et activités:

* Gestion administrative des activités de l'AGRAN

· Secrétariat de l'association: envoi des convocations aux instances de l'association (assemblée générale, conseil d'administration...), diffusion des informations utiles à la clientèle, établissement de demandes de laissez-passer, de laissez-passer «véhicule» (CH3) et des accès aux locaux, gestion du courrier administratif, archivage...

· Mise en forme des différentes cartes des restaurants (panoramique, banquet et Petit Hôtel) et des menus hebdomadaires en liaison avec le chef des cuisines et les maîtres d'hôtel. Saisie des menus en ligne (Menu Touch). Confection des menus cartonnés pour le Petit Hôtel.

· En binôme avec la gestionnaire de paie, recueil des besoins hebdomadaires de personnels intérimaires, commande auprès des agences de travail temporaire, suivi des retours, saisie des demandes d'autorisation d'accès, recueil et saisie des heures individuelles travaillées, contrôle de la facturation de ces heures.

· Mise à jour des procédures relatives aux activités de l'AGRAN.

* Gestion des «comptes AGRAN»

· Finalisation des dossiers de demande de création de compte pour l'accès aux sites de restauration gérés par l'AGRAN (« comptes AGRAN »)

· Interlocuteur des usagers des sites de restauration en cas de changement de compte bancaire et pour toute demande relative à la facturation

· En binôme avec la comptable: suivi des rejets de prélèvement bancaire et de leur régularisation

· Suivi des modifications des tarifs d'admission des fonctionnaires

* Contrôles de cohérence

· Contrôle journalier a posteriori de l'usage des bons repas des personnels d'astreinte et des personnels des appartements de questure,

· Contrôle mensuel de l'ensemble des données avant passage en comptabilité

* Assurer le suivi du parc d'appareils automatiques gérés par la direction (machines à café, distributeurs automatiques de plats cuisinés...)

· Assurer le suivi de l'exécution des marchés en cours : réception des factures et mandatement, relation avec les prestataires, assistance aux utilisateurs des appareils (députés, collaborateurs, personnels)

· Suivi des demandes particulières (gestion des approvisionnements, déplacements des appareils...)

· Suivi budgétaire (exécution de l'année en cours et élaboration de l'année suivante)

· Aide à la préparation lors du renouvellement des marchés

Formation requise: BTS en secrétariatou en comptabilité ;

Expérience professionnelle attendue: Expérience d'un minimum de 5 années dans le domaine d'activité.