Assistant de la Direction Générale des Services de l'Université H/F - Universite Paris-Saclay

Mission / positionnement hiérarchique :

Au sein du secrétariat de la Présidence et de la Direction Générale des Service, l'assistant-e de direction est hiérarchiquement rattaché-e au directeur général des services.

Il/elle assure et coordonne de manière polyvalente et autonome les activités d'assistanat et de gestion administrative pour le DGS ainsi que pour les trois DGS adjointes.

L'assistant-e apporte un soutien administratif et opérationnel et assure la gestion du secrétariat courant. A ce titre, il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle prend en charge l'organisation matérielle et logistique des réunions ou évènements organisés par le directeur général des services ou ses adjointes. Partie prenante de l'équipe de gouvernance, il/elle travaille en contact étroit avec l'ensemble du secrétariat de la présidence de l'université dont il/elle partage les missions afin d'assurer la continuité de service au sein de la gouvernance.

Activités principales de l'agent-e :

Gestion des agendas du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes et anticipation des échéances;
Organisation des déplacements professionnels (i.e. missions, transports, hébergements, etc) le cas échéant ;
Planification, préparation et organisation logistique et matérielle des réunions et évènements portés par la Direction Générale des Services : réunions plénières mensuelles des directeurs / directrices des services centraux et des déléguées du DGS, réunions du réseau des DGS, séminaires, webinaires, etc. ;
Suivi de la messagerie générique de la direction générale des services ;
Gestion du courrier papier du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes ;
Gestion de l'information auprès des équipes directes de la Direction Générale : préparation de notes d'information, présentations, compte-rendu de réunion, courriers etc. pour diffuser les informations émanant de la Direction Générale à l'ensemble des services centraux et déléguées du DGS dans les composantes universitaires ; ainsi qu'au réseau des DGS de l'Université Paris-Saclay (mailing, classement de l'information, etc.) ;
Gestion des documents pour le réseau des DGS et mise à disposition des documents réglementaires ;
Gestion de la circulation de l'information et vérification de la conformité des notes administratives et de la bonne tenue des process associés ;
Travail conjoint avec les assistantes du cabinet du Président et à ce titre, interactions avec l'équipe de la gouvernance (Président, vice-présidents, direction de cabinet) ;
Suivi des circuits de signature des documents internes, conventions et divers actes administratifs ;
Participation à l'évolution et à la simplification des processus administratifs ;
Gestion du budget de la DGS : réalisation et suivi de tableaux de bord, d'indicateurs et de bilans.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

Objectifs et projets de l'établissement
Techniques d'élaboration de documents
Excellente expression orale et rédactionnelle
Maîtrise des outils de bureautiques
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur de la recherche et des Universités
Connaissances budgétaires générales
Techniques de communication
Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière priorisée
Maîtriser les techniques de rédaction administrative
Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité à faire face à des situations d'urgence, trouver des solutions, identifier les b

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.