111 - Assistant de Service - Conseil Départemental du Val d'Oise H/F - Conseils départementaux

L'assistant de service assure la responsabilité du secrétariat du service et celui du chef du service y compris pour la correspondance à caractère confidentiel et assiste le chef de service pour la gestion administrative des dossiers.

- Conçoit l'organisation du secrétariat et assure son fonctionnement

- Reçoit et filtre les communications téléphoniques

- Rédige des courriers et documents administratifs, y compris pour le secrétariat du chef de service

- Traite et exploite une partie des informations du service (courrier, affaires spécifiques)

- Classe et met à jour les procédures, gère l'archivage des documents produits par le service

Technique :

- Maîtriser les techniques de la bureautique (suite Office, outils collaboratifs Teams, Klaxoon, Adobe Acrobat)

- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs

- Posséder une bonne capacité rédactionnelle et orthographique

- Bien connaître les missions et les dossiers en cours du service

- Planifier et organiser son travail et proposer si nécessaire, des procédures nouvelles.

Relationnel :

- Savoir proposer des solutions et anticiper les demandes

- Être réactif

- Faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité

- Posséder le sens du contact

- Mettre en place des outils pour garder la mémoire des évènements et des personnes relatives à l'activité du service

Connaissances :

- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'Institution et des relations avec les partenaires externes

Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :Niveau III -Baccalauréat à Bac +2 (BTS Secrétariat de direction ou équivalent)

- Formations réglementaires liées à la prévention du risque incendie

- Disponibilité pour des déplacements ou en cas d'horaires exceptionnels