Agent Chargé d'Accueil - État-Civil pour le Pôle Administration Générale Et H/F - Communes

La commune de Saint-Prix, « Ville jardin », adossée à la forêt de Montmorency et membre de la Communauté d'Agglomération Plaine Vallée, recrute un agent chargé d'accueil / État-civil (h/f) pour le Pôle administration générale et secrétariat du Pôle des services techniques, par voie de mutation, détachement et éventuellement par voie contractuelle.

Chargé d'accueil / État-civil Pôle Administration générale (h/f)

Placé(e) sous l'autorité directe de la Responsable du Pôle Administration générale, en qualité de Chargé(e) d'accueil / État-civil, vous exercerez les missions suivantes à hauteur de 50% d'un temps complet :

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public,
- Prendre des messages,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Mettre en relation des correspondants,
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations.

Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Présenter des documents d'information et de communication,
- Orienter vers les personnes et services compétents.

Gestion de l'État-civil
- Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration relatifs à l'État-civil, contrôler l'authenticité des documents fournis.

Affaires générales
- Délivrer les attestations d'accueil pour les étrangers,
- Recenser les inscriptions pour le service citoyen,
- Gestion des demandes de médailles du travail pour le secteur privé,
- Suivi du livre blanc (doléances des administrés),
- Réception et délivrance des documents et dossiers administratifs (plis d'huissier, ...),
- Réception du courrier et dépose du courrier à la Poste.
- Polyvalence Funéraire/Élections/Recensement en l'absence de l'Agent référent Funéraire/Élections/Recensement.

Assistant secrétariat Pôle des services techniques (h/f)

Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur des Services Techniques, vous apportez une aide, en termes d'accueil et de secrétariat et exercez, les missions suivantes à hauteur de 50% d'un temps complet :

Accueil et information
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels,
- Gestion des demandes d'intervention auprès des services techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission,
- Enregistrement des messages et transmission auprès de la direction.

Secrétariat technique
- Suivi administratif avec classement des documents reçus pour les différents chantiers (GED),
- Élaboration des bons de commande / engagements des services techniques,
- Participation aux réunions de service,
- Suivi du planning des congés des agents des services techniques,
- Participation au suivi et réalisation de courrier pour la direction du Pôle des services techniques.

- Maîtrise de la règlementation et des procédures administratives en matière d'État-civil.
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Grande discrétion professionnelle.
- Maîtrise des logiciels bureautiques.
- Sens de l'écoute, du relationnel (communication interne et externe).
- Sens des responsabilités, capacité à travailler en équipe, à rendre des comptes, adaptabilité.
- Gestion du temps et des priorités.
- Diplôme dans le secrétariat souhaité.
- Expérience similaire en qualité d'agent d'accueil et de secrétariat souhaitée.
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.