Assistant du Secrétariat Général H/F - Service Public

Le secrétariat général est chargé de la mise en oeuvre de la politique menée par l'Agence. Dans ce cadre, il organise et coordonne l'action administrative et assure le bon fonctionnement des instances statutaires. Il organise la procédure de recrutement et propose des candidatures à la direction pour les personnels des services centraux de l'Agence. Il initie les procédures de gestion, s'assure de leur application et pilote les dispositifs de contrôle et d'audit. Il dirige, sous l'autorité de la direction, l'ensemble des services et assure leur coordination. Il recueille, exploite et restitue aux services de l'Agence et établissements du réseau les informations leur permettant un pilotage optimal. Le secrétariat général est composé du service des affaires générales, du service juridique, du département des systèmes d'information, d'une cellule du contrôle de gestion et des données statistiques, d'une cellule audit et d'un délégué à la protection des données. La secrétaire générale est assistée dans sa tâche d'une secrétaire générale adjointe.Définition synthétique : Sous l'autorité de la secrétaire générale, en lien avec le secrétariat de direction, l'assistant(e) contribue à l'organisation administrative du secrétariat général.

· Accueil et filtrage téléphonique.

· Gestion des agendas de la secrétaire générale et des secrétaires générales adjointes, organisation des réunions, rédaction et diffusion du compte rendu de la réunion interne au secrétariat général, élaboration et actualisation du calendrier des activités en coordination avec le secrétariat de direction.

· Planification et suivi des groupes de travail en lien avec les directions.

· Préparation et suivi des déplacements du secrétariat général.

· Secrétariat : rédaction des courriels, mise en forme des courriers administratifs,
saisie des frais de réception et/ou représentation,

· Soutien logistique : réservation des salles, organisation des modalités de visioconférence, commande de prestation de restauration, préparation matérielle des dossiers de réunions et des entretiens de recrutement, classement et archivage.

· Mise à jour de l'organigramme, de l'annuaire et de la liste de diffusion des agents des services centraux.

· Correspondante de l'intranet Orion pour la communication interne du secrétariat général

Il/elle pourra être amené(e) à apporter son appui aux assistantes de direction, et à la préparation et au déroulement des instances en appui de la gestionnaire instances en tant que de besoin.

Savoir-faire :

Aptitude à la communication orale et écrite.

Maitrise des outils bureautique et applications de visioconférence.

Savoir-être :

Sens de l'organisation, rigueur.

Capacité d'adaptation, réactivité.

Respect de la confidentialité.

Capacité à travailler en équipe.

Connaissances :

Connaissance de l'environnement professionnel et des procédures administratives.