Assistant au Service 'Réservations'' H/F - Service Public

Le service 'Accueil & Réservations'' assure une mission essentielle dans le fonctionnement de l'établissement. Il est la plateforme centrale et unique de gestion des ressources mises à dispositions des usagers et agents.

Le service assure la gestion centrale des dispositifs d'accès et de contrôles via plusieurs outils métier. Cela concerne l'ensemble des bâtiments, installations sportives et autres équipements.

Le département 'Accueil & Stages'' fonctionne 51 semaines par an, avec une ouverture aux usagers 7/7.

Il est composé de

· Au titre de l'Etat : deux agents : 2 agents administratifs dont un poste vacant

Au titre du Conseil Régional : 2 agents d'accueil - 1 chef d'équipe -10 agents techniques au service général

Liaisons fonctionnelles : Le positionnement du service impose des liaisons fonctionnelles internes, mais également avec les autres services de l'établissement (départements Formation et Sport de Haut Niveau). Il interagit également avec le pôle logistique et maintenance, comme avec le service financier et administratif.

Une régie comptable est associée au service pour la gestion des encaissements.

Liaison hiérarchique : Le poste est placé sous l'autorité directe de la cheffe de service 'Accueil &Réservations''. Celle-ci agit en liaison directe avec le directeur adjoint, responsable du site.Mission principale du poste:

- Accueillir, informer et orienter l'usager interne et externe.

- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire et utile au bon fonctionnement du service.

Missions et activités (ou tâches) du poste:

- Planification des réservations de toutes les ressources du site en faveur des différents usagers (stages, sportifs de haut niveau, formation, ...) via les applicatifs métiers en place

- Assurer l'information des usagers par la transmission de renseignements téléphoniques ou de documents sur place

- Elaborer les devis et la préparation de l'ensemble des documents ou outils indispensables à la validation des réservations par les usagers

- Assurer la réception des paiements

- Gestion des clefs et contrôle d'accès sur les ressources du site

- Aider à la gestion des prestations de restauration (création de badges, modification, pointage...)

Connaissances techniques:

- Techniques d'accueil du public et d'accueil téléphonique.

- Maîtrise de l'outil informatique.

- Sensibilité en direction des environnements institutionnels et administratifs dans les secteurs associatifs, du sport, de la jeunesse et de l'éducation populaire.

Aptitudes:

- Capacité à travailler en équipe et à communiquer

- Capacité d'analyse et d'anticipation sur des activités à flux variables et aléatoires.

- Qualités et disponibilités relationnelles