Chef de Projet H/F - iEvent system

iEvent System a été fondé en 2013 par Thomas Perrin. Fort de son expérience dans le sport automobile, l'entreprise se développe sur le territoire européen (ex : Championnat du monde d'endurance WEC). iEvent System est aujourd'hui une entreprise dynamique, avec d'une équipe qualifiée, réactive et passionnée. Notre entreprise est devenue une référence incontestable lors des 24h du Mans. Notre coeur de métier, l'ingénierie événementielle, nous permet de produire plus de 34 000 m² de structures éphémères. Notre société est également spécialisée dans la création et l'aménagement de stand dans le milieu des sports mécaniques et autres.Les missions principales du Chef de projet évènementiel

- Rendez-vous avec le(s) client(s) afin de comprendre et d'identifier ses besoins
- Apporter son expertise (repérer les difficultés et risques éventuels)
- Rédaction d'un cahier des charges et dimensionnement d'une offre commerciale via logiciel interne
- Prise de contact avec les prestataires/fournisseurs compétents pour le projet (aménagements intérieurs/extérieurs, électricité, plomberie, fleuriste, etc)
- Suivi du planning (commercial et opérationnel)
- Gestion du budget dans sa globalité (offre initial, compléments etc)
- Suivi commercial et administratif tout au long du projet
- Négociation commerciale
- Prospect commercial

Vous interagissez autant avec des acteurs internes (Directeur, Chefs de Projet, Designers/Concepteurs, Régisseur, Administratif/Comptabilité) qu'avec des acteurs externes (Fournisseurs/Partenaires, Clients).

Les principales tâches
En amont
- Suivi opérationnel des projets : prises de briefs, brainstormings, recommandations pour proposer des solutions adaptées aux besoins des clients, coordination avec le bureau d'étude
- Construction de propositions commerciales, envoi de préconisations, relances et suivi
- Établir des reportings réguliers et suivi d'actions à mener (rétroplanning)
- Suivi des projets de A à Z dont la logistique et la gestion administrative (budgets, contrats partenaires, devis et facturation)

Sur le terrain
- Préparation des étapes avant évènement (repérage, autorisation début de montage, implantation)
- Superviser les prestataires sur le terrain et s'assurer de la bonne exécution de leurs interventions
- Assurer le suivi opérationnel (communication chef de projet régie évènement)
- Livraison du projet au client
- Suivi et astreinte sur la durée de l'évènement
- Superviser la phase de démontage

Post-événement
- Débriefing avec le client
- Point financier sur l'évènement dans sa globalité et mise à jour des tableaux de suivi des coûts
- Rédaction de compte-rendu post événement : points positifs/négatifs, recommandations si évènement annuel

Nous recherchons une personne avec au moins 2 ans d'expérience réussie dans la coordination et la gestion de projets évènementiels de taille variée.

Vous avez un sens accru de l'organisation, une forte capacitée d'adaptation et vous savez vous rendre disponible
Vous êtes orienté résultat et travaillez avec rigueur et précision tout en mobilisant votre créativité
Vous êtes à l'aise dans la coordination des différents corps de métier
Vous disposez de compétences rédactionnelles et être à l'aise à l'oral
Vous aimez le travail en équipe et avez un sens du relationnel développé
Vous savez analyser les situations, hiérarchiser vos priorités, être réactif face aux imprévus tout en gérant votre stress
Vous travaillez en autonomie, êtes proactif et assumez les responsabilités qui vous sont confiées
Vous êtes bilingue français/anglais avec une très bonne maîtrise à l'oral et à l'écrit de ces deux langues.