Assistant Administratif Polyvalent H/F - Ass Reg Organismes Hlm Champ Ardenne

Présentation de l'ARCA HLM
L'ARCA (Association Régionale des Organismes HLM en Champagne-Ardenne) regroupe les acteurs du logement social de la région et assure leur représentation auprès des pouvoirs publics et partenaires locaux. Elle coordonne, anime et accompagne les actions inter-organismes, tout en veillant à la bonne gestion administrative et à la qualité de service auprès de ses adhérents.

Missions principales
En lien direct avec la direction et les membres de l'équipe, vous assurez les missions suivantes :
- Gestion administrative courante : rédaction, traitement et suivi du courrier, préparation des documents administratifs et archivage.
- Gestion des instances : organisation et préparation des conseils d'administration, assemblées générales et réunions (convocations, préparation des dossiers, suivi des participations.
- Suivi des contacts : gestion et mise à jour des fichiers de contacts (adhérents, partenaires, prestataires), accueil physique et téléphonique.
- Paiement des factures : suivi des commandes, réception et traitement des factures, préparation des éléments pour la comptabilité.
- Organisation d'événements : appui logistique à la préparation et à la tenue d'événements internes ou externes (séminaires, colloques, rencontres adhérents).
- Soutien aux actions de communication : tenue du site Internet, réalisation / mise à jour de documents de communication
- Gestion des stocks : suivi des fournitures, commandes, inventaires et relations avec les fournisseurs.
- Gestion RH : Œuvres sociales, Suivi des Tickets restaurant, Suivi des dossiers salariés, Suivi des congés
- Gestion de l'entretien de la voiture de service : planification des entretiens, suivi administratif du véhicule de service (contrôle technique, assurances, réparations).
- Suivi de l'entretien des locaux : contrats d'entretien, de nettoyage.

Profil recherché
- Formation en gestion administrative ou expérience sur un poste similaire.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Discrétion, sens du service et excellent relationnel.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.

Conditions
- Poste basé à Reims (51) en présentiel.
- CDI à temps partiel.
- Vous intégrerez une équipe de 6 personnes
- Déplacements ponctuels en région pour les instances de l'association ou l'organisation d'événements et à Paris ou en France pour des rencontres nationales.
- Lettre de motivation impérative

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.