Gestionnaire Financier·e Polyvalent·e - Ejcam - Imsic H/F - Aix Marseille Université

L'Ecole de Journalisme est une composante présente sur 2 sites : Marseille (site Virgile Marron) et Aix (locaux de I'INSPE Avenue Jules Isaac).

Le poste est rattaché au service financier de l'Ecole ; dans ce cadre l'agent sera sollicité pour assister le responsable du service financier de l'Ecole à exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine financier de la structure (Ecole + IMSIC).Le(la) gestionnaire exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine financier de la structure. Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. ll(elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. ll(elle) collecte et contrôle les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et classe et archive les pièces justificatives.

Il (elle) participe à la gestion administrative et financière de l'Ecole et de I'IMSIC.

- Activités principales
Procéder à la gestion des dépenses et des recettes :
- Procéder aux opérations d'engagement via SIFAC WEB, assurer la gestion de tous les actes de la dépense, depuis l'établissement des bons de commande jusqu'à l'attestation de service fait, échanges avec l'agence comptable et les fournisseurs, workflows en relation avec la facturation
- Etablir des bons de commandes (SIFAC),
- Assurer la gestion de tous les actes de la dépense (depuis l'établissement des bons de commande jusqu'à l'attestation de service fait),
- Effectuer des virements inter CF,
- Mettre en ceuvre la politique d'achat,
- Demander la création de fournisseurs (si non référencés),
- Contrôler les livraisons ou réalisations des prestataires (service fait), relations avec les fournisseurs dans le cadre de la commande ou de la réalisation de la prestation,
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,
- Classer et archiver les pièces de dépenses pour le compte de l'ordonnateur,
- Préparer les pièces administratives et la mise en forme complète des dossiers à joindre aux commandes,
- Gérer l'accueil physique et téléphonique lié à la fonction,
- Traiter et diffuser les information internes et externe,
- Rôle de conseil concernant les activités financières dont l'agent est chargé.
- Gérer les crédits d'un contrat avec la Région pour l'organisation d'un cycle de conférences sur le site Virgile Marron et ceux du DESU Techniques de communication scientifique.

Gestion des missions (demandes de liquidation) :

- Gérer les missions des enseignants-chercheurs titulaires, ainsi que les déplacements effectués dans le cadre des comités de sélection, du CNU ou des conférences
- Dans le respect de la procédure des missions mises en place à l'Université, réceptionner, contrôler et archiver les justificatifs, demander la création des agents non référencés, suivre les remboursements des agents,
- Gérer les missions des enseignants-chercheurs, ainsi que les déplacements effectués dans le cadre de comités de sélection, soutenances de thèses, colloques..
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Montrer des aptitudes relationnelles, être maître de soi
- Etre disponible et avoir le sens des priorités
- Posséder des aptitudes relationnelles, une capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives

Connaissances et savoirs :

Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et fonctionnement de I'EJCAM en particulier, o Connaitre l'environnement et les réseaux professionnels o Savoir gérer les priorités et les pics d'activité dans le respect des calendriers, o Savoir rendre compte, o Capacité à travailler en équipe, o Savoir coopérer avec les autres services de I'EJCAM et d'amU o Appliquer les procédures, o Utiliser les logiciels de bureautique.

Savoir-faire :

- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques.
- Etre gestionnaire SIFAC qualifié(e)
- Connaitre la structure financière de l'établissement
- Connaitre la politique d'achat public mise en oeuvre à l'université
- Posséder des connaissances solides en gestion financière et budgétaire
- Gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir-être

- Savoir travailler en autonomie, avec discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions Savoir faire preuve d'adaptation
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Montrer des aptitudes relationnelles, être maître de soi
- Etre disponible et avoir le sens des priorités
- Posséder des aptitudes relationnelles, une capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives