Hôte - Hôtesse d'Accueil H/F - Www.Aircostcontrol.Com

Réception de la société AIR COST CONTROL : au 2 janvier, à mi temps, de 9h à 13h du lundi au vendredi,

- Gérer le standard téléphonique A2C
- Répondre à l'interphone
- D'accueillir et recevoir les personnes extérieures à la société
- Maintenir un planning des entrées et sorties des personnes extérieures à la société, création et remise de badge pour les visiteurs
- Maintenir un planning interne sur les visites clients et les événements de la société (ex. affichage sur les écrans d'accueil,.)
- D'apporter un support dans les opérations logistiques internes et externes : organisation des voyages professionnels (recherche et réservation des vols, hôtel, voiture, appartement, repas marketing.) ; gestion des intervenants extérieurs (réservation hôtel/restaurant)
- Gérer l'envoi des factures ventes aux clients par mail, courrier
- ou sur les plateformes dédiées (ex. B-Process/Chorus/Air Supply/.etc) ;
- Gérer la machine à affranchir (affranchissement, gestion des consommables et des pannes)
- Réaliser des missions de mailing/phoning auprès des clients/fournisseurs et assurer un suivi des réponses si nécessaire.
- Gérer les fournitures administratives et d'hygiène (gestion des stocks, négociation des prix.) + consommables visiteurs (eau, jus de fruits).
- Gérer les véhicules et les appartements de la société (réservations, remises des clés..)
- Gérer les commandes de café (commande mensuelle Nespresso + entretien des machines)
- Gérer le courrier à l'arrivée (ouverture, dispatch et traitement des factures d'achats)
- Assistance comptabilité fournisseurs : scanner factures reçus au courrier ; contrôle-validation factures achats (PO TO INVOICE) ; demande de duplicata..
- Rapprochement des factures fournisseurs aux bordereaux de paiement puis archivages de ceux-ci
- Archivage dans les stockeurs
- Participation aux travaux de clôture
- Aide ponctuelle sur des demandes d'audit interne
- Seconder les autres membres de l'équipe sur des tâches ponctuelles ou urgentes dans la cadre de la polyvalence.

L'hôte.sse d'accueil travaille étroitement avec l'ensemble des services de la société mais dépend hiérarchiquement de la Direction financière. Il/elle respecte toutefois les consignes du responsable QSE en participant activement à l'amélioration de la qualité et Environnement. Il/elle applique ainsi les directives et les procédures du système de management de la qualité et de l'environnement.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Organiser l'agenda des réunions,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Relayer de l'information,Assurer la confidentialité des informations,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Garantir un suivi administratif,Rédiger des messages et des emails professionnels,Maintenir une communication claire et professionnelle,Utiliser les outils numériques,Identifier, traiter une demande client,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Aisance rédactionnelle et bonne élocution,Bon niveau d'Anglais exigé pour pouvoir échanger ,gestion clients accueil,outils bureautiques (Word, Excel, ERP

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de matériel électrique