Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative et Commerciale H/F - Passtime

Assistante de Direction Polyvalente - Un poste où chaque journée compte vraiment !

Notre entreprise poursuit son développement national et nous souhaitons accueillir une troisième assistante de direction pour accompagner la Direction Générale dans des missions variées, utiles et valorisantes. Nous recherchons une personne mature, organisée, impliquée, qui aime autant soutenir que structurer, et qui souhaite trouver du sens dans son travail quotidien.

Si vous aimez être au coeur de l'action, si vous appréciez les journées rythmées, les responsabilités multiples et les échanges humains, ce poste vous plaira. Vous serez un point d'appui essentiel pour les dirigeants, l'équipe, les partenaires et les franchisés. Votre rôle sera concret, central et reconnu.

Vos missions principales :

Accueil
- Accueillir avec bienveillance visiteurs, partenaires, clients et fournisseurs.
- Répondre aux appels et orienter chaque interlocuteur avec précision et bonne humeur.

Administratif
- Gérer les agendas, déplacements et priorités des dirigeants.
- Traiter la messagerie du Directeur Général et suivre les dossiers en cours.
- Préparer et rédiger les documents, courriers, comptes rendus et procédures internes.
- Assurer le suivi administratif général : courrier, archives, bases de données, tableaux budgétaires, stocks matériels.
- Participer à l'organisation d'événements, formations, réunions internes ou nationales.

Comptabilité
- Être l'interface avec le cabinet comptable : transmission des pièces, factures, suivi des comptes.
- Aider au contrôle et à la fiabilité des documents comptables transmis.

Commercial
- Soutenir la Direction Générale dans le développement commercial national et international.
- Assurer la prise de rendez-vous partenaires, le suivi clients et le SAV.
- Gérer les commandes, facturations, encaissements et tableaux de suivi.
- Contribuer à la relation grands comptes : contrats cadres, accords nationaux, déploiements terrain.
- Interagir avec le réseau de franchisés pour leurs opérations commerciales.
- Animer des visioconférences partenaires, franchisés,suivre les notes de frais, préparer des supports de formation.

Communication
- Participer à la coordination des campagnes digitales avec nos agences de communication.
- Suivre les publications réseaux sociaux et proposer des contenus pertinents.
- Contribuer au plan média : prospection, négociation, rédaction d'articles d'actualité.

Profil recherché
- Expérience solide en assistanat polyvalent ou assistanat de direction.
- Sens de l'organisation, maturité, autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Excellent relationnel, rédaction soignée et vraie aisance informatique.
- Discrétion, fiabilité, énergie positive et envie de s'investir durablement.

Ce que nous offrons
- Un poste vivant, varié, jamais monotone.
- Un environnement bienveillant et collaboratif où chaque contribution compte.
- Une entreprise en croissance, où vous serez un relais essentiel pour la réussite collective.
- Une mission qui a du sens : faciliter, structurer et contribuer au quotidien à l'efficacité de toute l'organisation.

Experience: 10 An(s)

Compétences: Techniques de gestion administrative,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le respect des délais de livraison,Assurer le suivi post-vente,Assurer un support commercial soutenu : prospection, vente de produits et services additionnels,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Collaborer avec les équipes internes pour résoudre les problèmes clients,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Effectuer une veille commerciale et concurrentielle (portails clients, plateformes des marchés publics et privés),Elaborer et analyser des statistiques de vente,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réclamations de manière efficace,Lire et comprendre des tableaux de bord d'activité et des indicateurs,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Négocier des contrats avec des fournisseurs,Optimiser la gestion des stocks et des ressources,Organiser des événements commerciaux,Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients,Planifier et organiser des réunions commerciales,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Programmer et assurer le suivi des actions à conduire à l'issue des contacts avec les clients ou les prospects,Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique,Traiter les commandes et préparer les expéditions,Comptabilité de premier niveau,Expérience clientèle B To B et B To C,Connaissances en CRM,Maitrise des outils bureautiques (word, excel, pp),Rédaction d'articles de presse

Langues: Anglais souhaité,Espagnol souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de publicité

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.