Secrétaire Après-Vente H/F - Groupe Joel Lefevre

Le Groupe Lefevre est une entreprise familiale créée en 1981. Il compte aujourd'hui près de 250 collaborateurs répartis sur 14 sites situés en Bourgogne-Franche-Comté et Grand Est. Distributeur de la marque de poids lourd DAF, nous avons été élu Meilleur distributeur européen en 2022 et Meilleur vendeur pièces européen en 2024 !

Nos principales activités incluent :

- la vente de véhicules utilitaires et industriels neufs et d'occasion ;

- l'entretien et la réparation mécanique ;

- la vente de pièces de rechange et d'accessoires.

La croissance constante de notre Groupe nous amène à recruter en permanence des profils pour des fonctions techniques et supports sur nos différents sites.

Notre politique : recruter des talents et les accompagner dans leur plan de carrière.

Nous formons nos collaborateurs et les faisons monter en compétences pour leur permettre d'évoluer au sein de l'entreprise.

Alors n'hésitez plus, envoyez-nous votre CV !Envie d'une expérience enrichissante dans le domaine du poids lourd ? Rejoignez notre concession moderne de Sens !

Dans le cadre d'un remplacement pour départ en retraite, le Groupe LEFEVRE recherche son/sa futur(e) Secrétaire après-vente (F/H). Rattaché(e) à notre atelier, vous assurez un rôle central dans la bonne organisation administrative de ce dernier.

Votre quotidien s'articulera autour des missions suivantes :

1. Gestion administrative générale

Vous prenez en charge le traitement des mails, la diffusion des informations nécessaires et veillez au bon approvisionnement des fournitures courantes (bureau, café, consommables...).

2. Facturation & gestion des OR atelier

Vous réalisez la facturation régulière des ordres de réparation, en tenant compte des spécificités de chaque dossier.
Vous débitez les travaux extérieurs, établissez les garanties de paiement clients et procédez aux refacturations associées.
Vous préparez également les proformas et gérez la facturation des dossiers assurances pour la carrosserie de Pontigny (relations experts, demandes de prise en charge, constitution des dossiers).

3. Gestion des garanties, campagnes & dossiers techniques

Vous contrôlez et introduisez les garanties, CER et campagnes dans le DCE.
Une fois les prises en charge validées, vous assurez la facturation des dossiers correspondants.

4. Administration financière, comptabilité

Vous gérez chaque mois la facturation des contrats de maintenance DAF et préparez les contrats de maintenance Lefevre jusqu'à la première facturation.
Vous participez à la vie comptable du site via la saisie des factures fournisseurs.

5. Gestion des heures & suivi interne

Chaque lundi, vous établissez les feuilles d'heures : vérification, corrections éventuelles et distribution.
Vous produisez mensuellement le tableau des heures supplémentaires ITS pour la paie et veillez au suivi administratif des formations.

6. Suivi client & relations extérieures

Vous gérez les demandes de bons de commande pour certains clients, en préparant les proformas, en envoyant les demandes et en assurant les relances nécessaires.

7. Tableaux de bord & reporting

Vous éditez chaque mois les tableaux de rentabilité des contrats DAF et Lefevre, puis les transmettez à la direction.

Contrat de 35 ou 39 heures (à discuter ensemble) du lundi au vendredi.

Pour réussir à ce poste, vous devez être :

- diplômé(e) d'une formation administrative, comptable ou gestion (Bac Pro, BTS ou équivalent).

- à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion (ERP, facturation, Excel).

- rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens des priorités.

- autonome dans la gestion de vos dossiers, tout en appréciant le travail en équipe.

- à l'aise dans les échanges avec les clients, les experts, les fournisseurs et les équipes internes.

- discret(ète), fiable et respectueux(se) de la confidentialité des informations traitées.

Une première expérience dans l'après-vente, l'automobile ou le poids lourd serait un réel plus.