Gestionnaire de Scolarité Licence H/F - Universite D'orleans

Au sein de l'UFR Droit, Economie et Management rattachée à l'Université d'Orléans, votre mission consiste à gérer la scolarité des étudiants inscrits dans les trois années des Doubles Licences : Double Licence Droit - Economie/Gestion ; Double Licence Droit - Histoire ; Double Licence Economie - Informatique ainsi que les étudiants des deux LAS (LAS Economie et LAS Droit).
Vous êtes en collaboration avec les gestionnaires de L1, L2 et L3 (nombreux cours communs).

Activités principales
-Assurer l'accueil et l'information des usagers ainsi que la gestion des communications (téléphone, messages, mails, courrier).
-Gérer les tâches administratives courantes : réalisation de documents, tri, classement et archivage.
-Suivre les commandes administratives et pédagogiques jusqu'à leur réception.

Gestion de la scolarité des étudiants en Double Licence et en LAS :

- Vérifier les emplois temps avec le service du planning préalablement à l'affectation des étudiants et constitution des groupes TD en fonctions des incompatibilités (y compris avec les composantes associées) et en prenant en compte les spécificités des Doubles Licences et des LAS (groupes spécifiques) ;
- Gérer les dispositifs pédagogiques et d'aide à la réussite des étudiants (régimes spéciaux et aménagements d'horaires, réorientation en lien avec l'adjointe du service des études, contrôle de l'assiduité aux examens et contrôles continus) ;

Gestion des examens :

- Convoquer les étudiants aux examens (élaboration des calendriers d'examens sur Excel, préparer le matériel pour les contrôles continus et terminaux, y compris l'envoi des sujets au prestataire de reprographie, réserver les salles pour les contrôles continus et mettre en place le planning des surveillants pour les examens) ;
- Paramétrer la correction des QCM avec le logiciel QCM Manager
- Préparer des maquettes et fichiers d'export pour la saisie des notes à distance par les enseignants ;
- Apporter une aide aux enseignants pour la saisie des notes, importer les fichiers d'export de notes et gérer les problèmes s'y référent ;
- Vérifier les PV en vue des délibérations des jurys, constituer un appui pour les membres de jury ;
- Organiser les consultations de copies ;
- Traiter les réclamations suite à la proclamation des résultats en coordination avec la responsable du bureau des licences ;
- Archiver les copies de chaque session et trier les copies destinées à la destruction selon le respect des instructions.

Formation et expérience professionnelle

Connaissance du fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système universitaire,
Maîtrise des techniques bureautiques et informatiques,
Maîtrise de l'expression orale et des techniques de communication.
Maîtriser le fonctionnement d'une faculté, savoir s'y situer ;
Maîtriser la réglementation des études en Licence de l'UFR DEM'O et de l'université ;
Connaître les maquettes de ses formations.
Disposer de bonnes connaissances sur Apogée et être capable de les mettre en oeuvre de façon pratique et autonome à des situations courantes

Compétences et qualités requises

- Sens de l'organisation ;
- Rigueur / Fiabilité ;
- Sens relationnel ;
- Capacité à gérer le stress ;
- Réactivité ;
- Travailler en équipe

Experience: Débutant accepté

Compétences: Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.