Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Maison de nos aînés St Joseph

Parce que, pour nous, la communication avec le résident fait partie intégrante du "Prendre Soin", en lien avec l'ensemble des professionnels, vous prenez une part active dans le fonctionnement quotidien de l'établissement en mettant à profit votre sens du service pour la satisfaction et le bien-être des résidents. Vous assurez l'accueil des résidents, de leurs proches et des visiteurs. Vous aurez également pour mission la gestion des appels téléphoniques, du courrier, et diverses missions de secrétariat.

Responsabilité et activités principales :
Acteur clef de l'établissement, vous êtes le relais entre les résidents, les familles, les intervenants et les différents services de l'établissement. Polyvalent(e), vous intervenez sur les plans relationnel et administratif.
Plus précisément vous :
- assurez l'accueil téléphonique et physique,
- assurez la gestion du courrier
- participez à la diffusion de l'information : création et mise à jour des supports et outils.
- accompagnez les personnes qui souhaitent mieux connaître l'établissement aux visites
- assurez le suivi des entrées/sorties de résidents, la création des dossiers administratifs et leur mise à jour.
- complétez et suivez les informations nécessaires aux plateformes dédiées et aux logiciels professionnels (ex : NETSOIN, OCTIME)
- suivez les demandes d'admissions et assurez leur classement et leur suivi.

Compétences nécessaires pour ce recrutement :
- S'exprimer, écouter, reformuler en s'adaptant à ses interlocuteurs. Saisir et comprendre ce que les interlocuteurs expriment, veulent exprimer ou même ce qu'ils ne peuvent exprimer. Savoir s'exprimer clairement, prendre la parole et adapter son vocabulaire. Rédiger des écrits de manière claire, compréhensible, précise et synthétique,
- Avoir des connaissances administratives générales : maîtrise de l'orthographe et de la grammaire française, capacités rédactionnelles,
- Savoir identifier rapidement les demandes des personnes et les orienter. Noter les éléments importants à relayer à la directrice, au comptable ou à l'infirmière-coordinatrice,
- Savoir consigner les éléments importants lors de prises de notes en réunion,
- Disposer de qualités rédactionnelles, orthographiques et grammaticales pour assurer la communication écrite (mails, courriers, notes d'information.),
- S'organiser et gérer son temps. Evaluer les priorités et les hiérarchiser.

Elément de rémunération :
Application CCN51 Fehap
- Salaire de base (hors ancienneté) : 1 631 € Brut
- Prime d'ancienneté (en fonction des certificats de travail fournis)
- Indemnités et primes en sus selon convention collective en vigueur.
- Horaires du poste : 09h - 12h et 14h - 17h du lundi au vendredi, 1 jour repos supplémentaire toutes les 3 semaines (à définir avec l'employeur).

Poste à pourvoir début 2026.

Experience: 1 An(s) - sur une fonction similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées