Assistante de Direction H/F - Pôle Emploi

ROLE :
Garantit le suivi de l'exploitation du site en lien avec le Command Center
Pilote le suivi des signalements et la gestion documentaire
Assure la consolidation des indicateurs de performance
Délivre les rapports d'activité de l'établissement (RMA et RAA)
Garantit le suivi des plans d'action

MISSIONS :
Assurer la saisie des prestations
assure le traitement des actions correctives et préventives selon les indications reçues et réalise les Ordres de Travail en accord avec le responsable dans la GMAO
saisit et impute les travaux réalisés par les techniciens
peut être amené à assurer le pointage du journal d'achat
Assurer la facturation et les commandes
élabore les bons de commande avec les responsables de service
transmet au CSP les demandes de facture
élabore, transmet et classe les factures
exploite les éléments de gestion avec le responsable et participe à l'élaboration du budget
Participer à la gestion administrative du service.
assure le suivi du logiciel d'exploitation
contribue à la mise à jour de la documentation du service et des autocontrôles : saisie les résultats des contrôles réglementaires et autocontrôles
collecte les informations relatives au BEV pour le service Maintenance
assure la collecte, frappe et mise en page des documents confiés par son responsable, tels que les rapports mensuels
Assurer le suivi administratif et les échanges avec l'Administration Pénitentiaire
assure l'exploitation courante de l'interface client
suit les travaux, devis et demandes de mission chauffeur demandés par l'Administration Pénitentiaire
assure la transmission des informations pour le paiement de Sodexo.
transmet les plannings d'astreinte des techniciens et chauffeurs à l'Administration Pénitentiaire
Faire preuve d'ingéniosité. Trouve le juste équilibre entre plusieurs projets ou flux de travail pour permettre aux choses d'avancer. Incite les autres à trouver des solutions pour économiser les ressources.
Rassemble les ressources nécessaires (financement, équipement, processus, personnel, etc.) pour atteindre les objectifs de l´équipe.
Communiquer de manière efficace Communique de manière claire, concise et professionnelle. Écoute avec intérêt ce que les autres ont à dire. Partage les informations et le statut des différentes activités en cours avec les autres, de manière appropriée. Se montre clair et précis dans ses rapports, sa documentation ou autres supports écrits. Administratif / Maîtrise du pack office
Casier judiciaire vierge obligatoire
Diplôme d'assistanat, de service de direction, ou expérience probante dans l'organisation de service au quotidien. Règles et Obligations liées au travail en milieu carcéral
Formation OPTIM
Session 1er gestes de sécurité
Formation Gestion de la relation tendue et conflictuelle
Droits, Respect et Responsabilité ISIS /gestion des mains courantes (interne)
Maitrise des outils RH
Maitrise des outils de gestion

Experience: 2 An(s) - organisation service au quotidien

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Organiser et contrôler un approvisionnement,Utiliser les outils numériques,Collecter et analyser des données, des informations,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Mettre à jour un dossier, une base de données,maitrise du pack office,maitrise facturation et outils de rh et gestion

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Justice

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.