Agent d'Accueil Polyvalent de l'Hôtel de Ville - Mairie de Ronchin H/F - Communes

L'accueil de la Mairie de Ronchin est rattachée à la Direction juridique population.
L'agent d'accueil polyvalent est placé sous l'autorité de le/la responsable du cimetière - des élections et de l'accueil à la population.
Le service Population est composé de 4 agents (dont deux affectés à l'accueil de la Mairie) et d'un directeur.
L'agent est principalement en charge de l'accueil physique et téléphonique du site et participe activement aux activités du service Population.

* Accueil l'Hôtel de Ville :
Accueil téléphonique : répondre aux appels, les rediriger aux services concernés,
Accueil physique : recevoir, renseigner les administrés et les diriger vers les services concernés,
Assure l'ouverture et la fermeture des accès au bâtiment,
Actualisation et diffusion de l'information propre à la collectivité,
Traitement des demandes en utilisant les différents logiciels métiers à disposition,
Traitement du courrier : réception, tri, distribution du courrier arrivé, collecte et expédition du courrier départ,
Représente l'image de la Collectivité auprès des usagers.

* Activités du service population:
Assure l'instruction et le suivi de formalités/dossiers divers, notamment:
* attestation d'accueil: reçoit le public, constitution, instruction et suivi des demandes,
* noce d'or: constitution des dossiers, organisation des cérémonies,
* parrainage républicain: constitution des dossiers, organisation des cérémonies,

Participation aux «cérémonies » de mariage, parrainage, noces organisées en semaine et le samedi,
Participation aux «permanences état-civil» du samedi matin: accueil du public et enregistrement des demandes (reconnaissances anticipées, dossiers de mariage et de pacs, déclarations de décès)

Participation aux activités du service en matière d'état-civil (délivrance d'acte, cérémonies, enregistrement de décès, transcriptions, ...).

Justifier d'une expérience réussie dans des fonctions similaires au sein d'une collectivité territoriale

Savoirs:
Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration,
Avoir une expérience de l'accueil du public,
Maîtriser l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers),
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi,
Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.

Aptitudes/qualités :
Sens de l'accueil,
Bonne communication,
Bonne présentation,
Être méticuleux et organisé,
Être à l'écoute et bienveillant,
Faire preuve de sang-froid et savoir gérer son stress,
Être patient,
Être capable de travailler en équipe,
Être disponible et serviable,
Faire preuve de discrétion et de diplomatie.