Assistant·e de Direction - Institut National Sup Enseignement Artistique Marseille Med Inseamm H/F - Etablissements publics locaux

En binôme avec la secrétaire de direction :
- Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne du travail de l'établissement ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.

Activités principales spécifiques :
- Conception des plannings hebdomadaires d'occupation des salles de l'établissement, en cohérence avec les enseignements, les partenariats et les événements proposés ;
- Affectation des salles : étude de la pertinence et suivi de la réponse validée par la direction ;
- Organisation et planification de réunions ;
- Prise de notes lors de réunions, rédaction de comptes rendus ;
- Préparation et organisation des déplacements de l'équipe et des intervenants extérieurs
- Gestion du courrier ;
- Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique concernant l'équipe de direction, et de façon ponctuelle lors d'événements ;
- Traitement des dossiers ponctuels et suivi des affaires réservées ;
- Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service ;
- Correspondant informatique entre le conservatoire et le service informatique de l'INSEAMM.

- Bac ;
- Expériences professionnelles sur fonctions équivalentes souhaitées ;
- Maitrise du fonctionnement et organisation des services de l'établissement ;
- Maitrise de l'environnement des collectivités publiques ;
- Maitrise des fondamentaux d'organisation et gestion institutions publiques ;
- Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité ;
- Capacités rédactionnelles : Mise en forme des courriers / saisie des documents ;
- Expertise dans l'utilisation des outils bureautiques + environnement informatique / internet ;
- Sens du relationnel et de la diplomatie ;
- Sens du travail avec les différents services (internes/externes).
- Fiabilité et rigueur et maitrise de soi ;
- Polyvalence et autonomie ;
- Neutralité et discrétion ;
- Intérêt pour le milieu éducatif et culturel souhaité.