Assistant - Assistante de Direction en Esat H/F - Fondation Franco Britannique de Sillery

Rattachement hiérarchique
Directrice de l'ESAT

Missions principales
Assister la Direction dans la gestion administrative, le pilotage de l'établissement, et assurer la coordination des informations et des activités administratives de l'ESAT.
I. Gestion administrative et Secrétariat de Direction
* Organisation et coordination :
* Préparation logistique des réunions (internes et externes : Conseils de Vie Sociale - CVS, réunions de service, réunions de direction) : convocation, réservation de salle, préparation des dossiers.
* Rédaction, frappe, mise en forme et diffusion des documents de la Direction (courriers, notes de service, comptes-rendus, rapports d'activité).
* Gestion documentaire et communication :
* Traitement du courrier (entrant/sortant) et des e-mails.
* Organisation du classement et de l'archivage (physique et numérique) des documents officiels et des dossiers.
* Assurer la diffusion et le suivi de l'information entre la Direction, les services internes et les partenaires externes (siège, autorités de tutelle, etc.).

II. Lien avec les Travailleurs Handicapés (TH) et l'Équipe des salariés
* Gestion des dossiers des Travailleurs Handicapés (TH) :
* Mise à jour et suivi administratif des dossiers individuels (admissions, sorties, documents MDPH, contrats de soutien et d'aide par le travail, etc.) en lien avec es services du siège.
* Assurer le suivi administratif des prises en charge (lien avec les mutuelles, la Sécurité Sociale, les Caisses d'Allocations Familiales - CAF, etc.) en lien avec l'Assistante sociale et les services du siège.
* Gestion administrative des absences et présences (congés, arrêts maladie) en lien avec les services du siège.
* Organisation et suivi des visites médicales du travail des TH et du personnel.

III. Gestion Administrative, Financière et Ressources Humaines (RH)
* Comptabilité/Facturation (en lien avec le service comptable) :
* Saisie des éléments de facturation des clients de l'ESAT, suivi des règlements et relance des impayés.
* Gestion administrative des commandes de fournitures et du suivi des livraisons.
* Administration du personnel (en lien avec le service RH) :
* Aide à la gestion administrative du personnel salarié de l'ESAT (préparation des dossiers d'embauche)
* Collecte et transmission des éléments variables de paie.

IV. Compétences et Profil requis
Savoirs et savoir-faire :
* Maîtrise de la bureautique (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook) est indispensable.
* Excellente capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
* Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
* Connaissance de l'environnement médico-social et, idéalement, de la réglementation ESAT/secteur du handicap.
* Notions de base en gestion administrative, RH et comptabilité.

Savoir-être (Qualités professionnelles) :
* Sens de l'organisation, rigueur, et autonomie.
* Discrétion et sens aigu de la confidentialité

Ce que nous offrons
- Un environnement de travail stimulant et gratifiant, axé sur l'inclusion et la responsabilité sociale
- Des opportunités de formation et de développement personnel
- Un cadre de travail agréable au sein d'une équipe soudée

Si vous êtes passionné(e) par l'accompagnement des personnes en situation de handicap et souhaitez contribuer à notre mission, envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation)

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.