Gestionnaire de Scolarité- Relations Internationales H/F - Service Public

Créé en 1970, l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Quimper est rattaché à l'Université de Bretagne Occidentale (UBO). L'Institut se compose de 4 départements pédagogiques : Génie Biologique (GB), Gestion Logistique et Transport (GLT), Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) et Techniques de Commercialisation (TC) qui permettent de préparer près de 1 250 étudiants au Bachelor universitaire de technologie (Bac +3).

L'IUT de Quimper propose également aux étudiants en formation initiale et continue des préparations à 10 licences professionnelles.

Pour assurer l'organisation de ses enseignements, l'IUT dispose d'une centaine de personnels dont plus de 70 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi qu'une trentaine de personnels administratifs et techniques.Votre mission principale?

Rattaché(e) au Service Relations Internationales, vous serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiants partants et entrants dans toutes les étapes administratives de leur parcours.

A ce titre, vous travaillerez en étroite collaboration avec les universités étrangères partenaires et les services supports de l'université.

Vos activités ?

- Activités liées au suivi des étudiants internationaux :
- Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, chercheurs étrangers et des délégations) : accueil physique, téléphonique et électronique.
- Vous gérez les dossiers d'inscriptions des étudiants, réalisez les inscriptions pédagogiques et appliquez les procédures associées (transferts, ...)
- Vous assurez le suivi administratif et pédagogique des étudiants (suivi mensuel d'assiduité, suivi de notes).
- Vous assurez le suivi des stages en lien avec les partenaires.
- Vous accompagnez avec bienveillance chaque étudiant tout au long de sa formation.

- Activités liées à l'organisation des cours et examens :
- Vous recueillez les données relatives à l'organisation des cours, élaborez et diffusez les emplois du temps (étudiants/enseignants).
- Vous gérez les sessions d'examens (écrits et oraux) dans le respect de la réglementation en vigueur et dans les délais impartis : préparation des listes de présence, collecte de sujets, envoi des convocations, PV des jurys, saisie des notes, affichage des envois des relevés de notes.
- Vous effectuez le paramétrage de premier niveau de l'outil de saisie et calcul des notes (Logiciel Apogée).
- Vous traitez les aspects logistiques des cours et examens : réservation de salles, ...

- Activités transverses :
- Vous réalisez l'ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriels/attestations), mise en forme, classement et archivage.
- Vous êtes en appui à la Responsable de Service et traitez toute autres tâches liées aux obligations de service.
- Vous participerez à des actions de sensibilisation, de formation et d'information.

Vous possédez une expérience confirmée en gestion administrative et maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel).

Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels (APOGEE, ADESoft, Moodle, Canva, Brevo, etc.).

Vous avez idéalement une connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.

Vous faites preuve d'écoute, de réactivité et d'adaptation face aux sollicitations d'un public varié.

Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâche.

Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints et avez une bonne maîtrise de soi et du stress.

Vous avez de solides capacités rédactionnelles et êtes à l'aise avec des données chiffrées.

Animé(e) par le sens du service public et doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe.

Vous avez une excellente maîtrise du français et de l'anglais tant à l'écrit qu'à l'oral (C1 à C2).