Responsable du Service Population - Francheville H/F - Communes

Sous l'autorité directe de la Directrice Population et Affaires Juridiques, le/la responsable coordonne les activités du Service population et manage une équipe de 5 agents.
Il/elle insuffle une dynamique positive pour promouvoir un accueil de qualité et organise l'offre de services dédiés à la population : accueil général, état civil, funéraire, élections et CNI/passeports. Il/elle est également amené(e) à assurer directement certaines missions opérationnelles, en particulier en matière d'état civil ou funéraire, afin de soutenir l'équipe dans les périodes de forte activité ou de sous-effectif. Il/elle constitue ainsi un appui technique et organisationnel pour garantir la continuité et la qualité du service rendu aux usagers.
Il/elle assure également, en cas de besoin, un appui à la Directrice sur les missions d'administration générale.

- Encadrement et management du service :
Coordination des équipes, organisation des missions des collaborateurs, gestion des plannings, animation des réunions du service ;
Suivi des procédures de travail existantes et étudie les opportunités de les faire évoluer en proposant la mise en place de procédures nouvelles ;
Développer la polyvalence des agents ;
Préparation et suivi du budget ;
Gestion de la veille juridique au sein du service ;
Développement de nouveaux projets en lien avec la dématérialisation des actes et procédures notamment.

- Missions en matière d'état-civil et de gestion de cimetières :
Superviser et, au besoin, assurer directement le traitement des demandes des administrés : délivrance d'actes d'état civil, livrets de famille, recensement militaire, titres d'identité...
Superviser et, au besoin, assurer directement les différentes opérations dans le cimetière renouvellement et ventes de concessions, reprises de concessions, inhumations, etc...
Veiller au maintien d'emplacements disponibles dans les 2 cimetières communaux ;

- Missions en matière électorale :
Définir l'organisation des bureaux de vote ;
Organiser la préparation des scrutins et assurer un appui direct aux opérations ;
Tenir la permanence électorale les jours de scrutins ;
Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées aux scrutins ;
Préparer le tirage au sort des jurés d'Assises et en assurer le suivi.

Capacités managériale et organisationnelle confirmées
Maîtriser les procédures administratives, la législation, l'Information générale relative à l'état civil (IGREC), les conventions internationales en état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Maîtriser la législation funéraire
Maîtriser la législation électorale
Techniques rédactionnelles administratives
Très bonnes capacités organisationnelles

Savoir-être :
Empathie et discrétion
Avoir le sens de l'accueil du public
Très bonnes capacités d'adaptation et de réactivité face aux imprévus notamment.
Qualité d'écoute, réactivité et disponibilité