Secrétaire du Préfet H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 2
Code RMFP : ERDIR022
Code REMI : ADM005A

Vos activités principales:

- Assister le cadre dirigeant dans l'organisation quotidienne de son travail,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion des courriels,
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Gérer, et organiser l'agenda du préfet (réunions, audiences, visites et déplacements, réponses aux invitations),
- Mettre en forme les correspondances ou les notes et en assurer le classement et l'archivage,
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels, notamment dans le cadre de déjeuners de travail, dîner et autres évènements organisés par le préfet,
- Planifier, organiser etassurer le suivi des réunions,
- Assurer linterface avec l'interne et l'externe.

Votre environnement professionnel:

Activités du service
Le secrétariat particulier est en relation directe avec les services du cabinet, le personnel de la résidence pour l'organisation des cérémonies et autres manifestations qui se déroulent à l'Hôtel des Intendants, avec les conducteurs automobiles qui sont chargés du déplacement du préfet et de l'huissier qui s'occupe des audiences.

Composition et effectifs du service
2 secrétaires particulières

Liaisons hiérarchiques
Préfet

Liaisons fonctionnelles
Préfet- directrice de cabinet

Savoir-faire:
- Mettre en forme un document, maîtrise requis
- Archiver, maîtrise requis
- Diffuser une information, une publication, maîtrise requis
- Organiser une réunion, maîtrise requis
- Prioriser, maîtrise requis
- Rédiger un acte juridique, pratique requis

Savoir-être:
- Sens de l'organisation, maîtrise requis
- Réactivité, maîtrise requis
- Faire preuve de discrétion, maîtrise requis
- Sens des relations humaines, maîtrise requis

Connaissances:
- Bureautique et outils collaboratifs, maîtrise requis
- Applications informatiques métier, maîtrise à acquérir
- Classement, archivage, pratique requis
- Techniques de secrétariat, maîtrise requis
- Environnement administratif, institutionnel et politique, maîtrise requis