Agent d'Accueil État Civil Funéraire Éléctions - Baume les Dames H/F - Communes

Agent d'Accueil, Etat Civil, Gestion Funéraire, Elections

- Assurer l'accueil téléphonique
- Orienter le public sur place ou au téléphone
- Gérer les démarches administratives courantes (cartes nationales d'identité, passeports biométriques, attestations d'accueil d'étrangers, certificats d'hérédité, légalisations de signatures...)
- Gérer des débits de boissons (permanents et temporaires)
- Gérer les formalités liées à l'état civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance, changement de nom et prénom, PACS, parrainage civil, etc.)
- Gérer les élections et les listes électorales
- Gérer les plannings des salles
- Gérer les affaires funéraires et le cimetière :
- Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires
- Maintenance permanente du fichier du cimetière
- Reprise des concessions en l'état d'abandon des deux cimetières de la commune.
- Mettre à jour une base de données de ces reprises des concessions, vérifier les informations administratives s'y rapportant (consultation des actes, des registres au sein du service et aux archives ; visite sur le terrain, appels téléphoniques auprès des propriétaires...).
- Poser et vérifier les affiches des avis, les affiches d'horaires et entretien du cimetière (en lien avec les services Techniques Municipaux et le SYTEVOM ) à l'entrée du cimetière et au niveau des concessions.
- Assurer le recensement militaire et le recensement de la population

A. Savoir :
- Connaissance de la collectivité, de ses services et de son fonctionnement
- Maitrise de l'instruction générale relative à l'état civil (IGREC)
- Maîtrise du code électoral
- Technique d'écoute et de régulation
- Maîtrise du standard téléphonique
- Maîtrise des logiciels bureautiques utilisés dans la collectivité (Berger Levrault, REU...)
- Devoir de confidentialité dans des situations difficiles
- Capacité à communiquer avec un public varié
- Capacité à gérer les personnes agressives
- Sens de l'organisation

B. Savoir Faire :
- Organisation des élections :
Suivi de la mise à jour de la liste
Organisation des scrutins
- Réception des déclarations et établissements des actes d'état civil :
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc)
Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Etablir les différents actes d'Etat-Civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc)
Signaler le caractère inopportun d'un prénom
- Accueil, renseignement et orientation du public :
Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil et de la collectivité
- Etablissement des dossiers de mariage :
Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
Coopérer avec des traducteurs assermentés
Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
Inscrire le mariage dans le registre
- Etablissement des dossiers de PACS
- Tenue administrative des registres d'état civil :
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers.
Organiser la transmission et l'archivage des registres
- Affaires funéraires :
Gestion des reprises de concessions et des remplacements, acquisitions, suivi des colombariums et des cavurnes, etc.
- Formation des collègues et stagiaires

C. Savoir Être :
Sens aigu du service public,
Tenue et expression correctes
Réactivité, adaptabilité, amabilité, diplomatie, patience, dynamisme, bonne capacité d'écoute, autonomie, ponctualité.