Responsable Administratif H/F - Pôle Emploi

S2M Formation, organisme de formation et CFA spécialisé dans les métiers du commerce et de la vente, recherche son Assistant(e) de Direction afin de renforcer son pôle administratif.
Poste basé à Saint-Étienne
Accès facilité : tram, bus, proximité sortie d'autoroute, parking gratuit.

Vos missions principales
Véritable pilier du fonctionnement administratif du centre, vous intervenez sur trois volets majeurs : Accueil, Administration & Qualité, et Gestion de la formation / apprentissage.

1. Accueil et relation clients
Vous représentez l'image professionnelle du centre :
- Accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter vers les bons interlocuteurs.
- Assurer la réception téléphonique : filtrage, aiguillage, prise de messages.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans les locaux.
- Renseigner les candidats, stagiaires, apprentis ou partenaires et assurer la bonne diffusion de l'information.
- Assurer la traçabilité du traitement des demandes clients (suivi, relances...).
- Participer à l'amélioration continue : organisation, classement, archivage, capitalisation des pratiques.

2. Administratif & Qualité
Vous garantissez la conformité administrative et la rigueur documentaire du centre :
- Mettre à jour et organiser la base documentaire numérique.
- Suivre et remonter les dysfonctionnements éventuels sur les centres ou les outils internes.
- Gérer le suivi des contrats d'apprentissage de leur création à leur clôture.
- Recueillir les données nécessaires aux enquêtes statistiques et aux obligations réglementaires.
- Procéder à l'inscription des apprenants sur notre progiciel.
- Déclarer l'ouverture des sessions de formation et assurer leur suivi administratif.
- Suivre l'insertion professionnelle des apprenants après formation dans le cadre des obligations qualité (Qualiopi).

3. Gestion de la formation & apprentissage
Vous êtes un maillon central dans la coordination des formations :
- Préparer et suivre les CERFA, conventions et dossiers apprentis en lien avec nos entreprises partenaires.
- Enregistrer les contrats auprès des OPCO et suivre les accords de prise en charge.
- Créer les stagiaires, sessions et parcours dans notre progiciel ; gérer la vie du contrat.
- Suivre les stagiaires : conventions, présences/absences, feuilles d'émargement.
- Organiser les examens : planification, convocations, préparation logistique (salles, supports...)
- Formation continue : inscriptions, convocations, attestations de fin de formation, archivage.

Profil recherché
- Expérience ou connaissance indispensable du secteur de la formation professionnelle / apprentissage.
- Maîtrise du Pack Office et aisance numérique
- Maitrise de digiforma idéalement
- Sens aigu de l'organisation, fiabilité, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Aisance relationnelle, sens du service et posture professionnelle.
- Polyvalence, réactivité et goût pour le travail collaboratif.

Conditions
- CDI - Temps plein
- Horaires : 8h30 - 16h30, du lundi au vendredi
- Environnement de travail professionnel, dynamique et convivial

Envie de rejoindre l'aventure ?
Envoyez-nous votre CV : nous serons ravis d'étudier votre candidature.

Experience: 12 Mois

Compétences: Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.