Un·e Assistant·e de Direction et de Communication - Mairie du Teil H/F - Communes

Placé au coeur de la vie municipale, ce poste assure un soutien administratif et logistique aux élus autres que le Maire. Son action s'étend à la communication notamment externe, sous la direction de la chef de ce service.

Cabinet des élus (autres que le Maire) :
- Soutien administratif et logistique de l'équipe municipale : Prise de RDV, réservations de salles, suivi des demandes, rédaction et mise en forme de courriers, suivi des parapheurs, ...
- Préparation de RDV des élus et de leur présence dans les manifestations ou associations : Informer les interlocuteurs de leur présence, demande d'éléments aux services, récupération de différentes informations, organisations de leurs déplacements.
- Diffusion des informations importantes aux élus : articles de presse du jour, informations sur les réunions, représentation dans les manifestations, ...
- Gestion du planning des astreintes des élus une fois par trimestre.
- Organisation des permanences des élus du samedi matin (installation de la salle, signalétique, suivi du cahier...)
- Gestion du logiciel courrier (enregistrement, suivi des réponses, ...)
- Soutien au secrétariat de Sporteil Jeunes.

Communication
- Suivi et actualisation des différents supports de communication : Site internet, agenda du site, agenda des élus, Intramuros, agenda annuel municipal, ...
- Suivi de la boite mail Communication : Rédaction des accusés de réception, réponse aux mails, envoi des informations à la population, transfert des informations clés en interne, etc...
- Gestion de l'envoi des invitations, informations sur les différentes manifestations.
- Gestion des bases de données et des répertoires / Protocole.
- Relations avec le graphiste pour le magazine municipal.
- Conception et/ou réalisation de documents de formes et de contenus divers, diffusion des produits de communication.

Missions transversales Cabinet-Communication
- Secrétariat téléphonique et accueil physique du service Communication-Cabinet : RDV, réunions des élus, orientation de personnes dans le service.
- Suivi et organisation des apéritifs et gestion des stocks.
- Bons de commande des deux services et suivi des achats.
- Mise en place d'un tableau de suivi annuel des achats.
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques.
- Suivi des projets et activités des deux directions.
- Prioriser la gestion quotidienne des activités.

Lieu de travail :
- Hôtel de ville

Horaire de travail :
- Lundi : 08H00-12H00 et 13H30-18H00
- Mardi au vendredi : 08H00-12H00 et 13H30-17H

Expérience sur des fonctions similaires exigée.

Savoir-faire
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Maîtrise de outils bureautique Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
- Sens de l'organisation, de l'autonomie, rigueur.
- Discrétion professionnelle et confidentialité.
- Capacité à prioriser les taches et à gérer les imprévus.

Savoir-être
- Organisation du temps de travail en fonction des consignes écrites et orales.
- Adaptation à des situations de travail différentes.
- Compréhension des besoins du citoyen, pour améliorer le service rendu.
- Sens de la discrétion.
- Obligation de neutralité en tous domaines.
- Autonomie, réactivité, diplomatie, courtoisie.
- Esprit d'initiative et adaptabilité.
- Aisance relationnelle et sens du service.