Assistant Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Dans le cadre d'un remplacement à l'ESDES, il (elle) traitera l'accueil téléphonique et physique des personnels et étudiants ainsi que des opérations de secrétariat et de gestion courante en lien avec la RAU et les services scolarité des étudiants.

Tâches spécifiques :
* Accueillir, orienter, et réaliser les opérations de secrétariat et de gestion courante (50 % du temps)
* Accueil des Enseignants, Etudiants et Fournisseurs
* Premier contact téléphonique avec l'Ecole
* Interface avec le service reprographie pour les enseignants vacataires
* Établissement des QR codes des intervenants
* Reprographie pour les enseignants
* Tâches de secrétariat en lien avec la RAU

Soutien aux services scolarité des étudiants (50% du temps)
* Mise à jour des données étudiantes dans le logiciel de gestion de scolarité,
* Facturation des étudiants
* Aide à l'organisation des examens et des surveillances,
* Aide à la diplomation des étudiants,
* Aide au suivi des absences et des notes des étudiants
* Soutien divers au sein des services scolarité (tâches administratives).

Outils spécifiques :
Utilisation des logiciels ATLAS (gestion pédagogique), ADE SOFT (logiciel de planification)

Profil :
- Excellente maîtrise des outils informatiques (pack office)
- Sens de l'accueil et capacité d'adaptation aux différents publics, bon relationnel
- Aisance rédactionnelle, personne organisée, rigoureuse, autonome
- Sens du travail d'équipe.

CDD du 05/01/2026 au 24/07/2026

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.