Secrétaire de Département du Multimédia et de l'Internet H/F - Service Public

L'IUT de Laval, site délocalisé de Le Mans Université en Mayenne, accueille chaque année environ 850 étudiants dans 4 formations de BUT, dans le domaine du commerce, de la biologie, de l'informatique et du multimédia. Le département Métiers du Multimédia et de l'Internet (MMI) forme, dans le cadre d'un Bachelor Universitaire de Technologie en trois ans, des étudiants à exercer dans le domaine du web, de la création numérique et de la communication. Les promotions sont d'environ 80 étudiants par année, la formation est ouverte à l'alternance dès la deuxième année, à défaut les stages sont obligatoires en 2e et 3e année. La majorité des enseignements sont dispensés dans le bâtiment du département : salles de cours, salles équipées de matériel informatique, studio vidéo, studio son. À l'issue de la formation, les étudiants peuvent viser une insertion professionnelle ou une poursuite d'études.Rattaché à la directrice administrative de l'IUT de Laval, l'agent assure à mi-temps le secrétariat du département Métiers du Multimédia et de l'Internet - MMI (50%)

Encadrement : Non Effectif encadré : A : 00. B : 00. C : 00.

Conduite de projet : Non

Missions et activités principales

- Gestion administrative au secrétariat du département MMI (50%)
- Préparation et modification des listings étudiants, listes émargement
- Saisie des absences et des justificatifs, relation avec les étudiants pour le suivi des absences en lien avec la direction des études
- Suivi des aménagements d'étude et des dossiers étudiants
- Vérification des conventions de stage complétées par le responsable des stages puis édition des conventions et suivi des signatures
- Gestion des examens (impression des sujets, préparation des copies, suivi)
- Suivi des évaluations d'entreprises pour l'alternance
- Accompagnement des nouveaux vacataires
- Contribution active aux différentes manifestations organisées au sein du département MMI (portes ouvertes, conseil de perfectionnement ...) ou à leur préparation

Missions et activités associées

- Assurer le secrétariat du département :
- Accueil des étudiants, enseignants et des extérieurs (procédures internes, prêt de clés, fournitures, etc.)
- Accueil téléphonique
- Contrôle de la présence des étudiants sur les plages en autonomie (SAE)
- Rédaction de courriers, mailings, publipostages, comptes rendus divers
- Archivage, classement

Contraintes spécifiques du poste (astreintes, conditions d'exercice, déplacements...) : Plages d'accueil en lien avec les nécessités au département MMI (de type : ouvertures 8h30, plages de fin d'après-midi jusqu'à 18h, plages méridiennes, à définir en complémentarité des autres agents, récurrence hebdomadaire, définies pour l'année universitaire).

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

- Environnement professionnel
- Organisation et missions du département MMI

Savoir-faire opérationnels

- Outils bureautiques et applications professionnelles
- Accueillir les usagers, comprendre leurs besoins et apporter une réponse adaptée
- Aptitude à organiser, classer, archiver des documents
- Maitrise expression écrite et orale

Savoir-être

- Sens de l'organisation
- Capacité à transmettre les connaissances
- Capacité à écouter et communiquer Capacité à la collaboration, au travail en équipe et au contact du public