Secrétaire Assistant H/F - Syndicat Mixte Ouvert a la Carte "Agence

Au sein d'une équipe de 24 agents dédiée à l'accompagnement technique en Urbanisme Aménagement et Instruction du Droit des sols des communes et intercommunalités membres de l'ATIP, vous êtes en charge de missions d'appui au Responsable de territoire, et à l'équipe. Vous êtes l'interlocuteur de premier contact pour les membres de l'ATIP, les partenaires, les pétitionnaires et professionnels.
Dans une organisation multi-sites de l'ATIP et à distance de la Direction et des services supports, le secrétaire assistant en territoire joue un rôle charnière et très polyvalent au service du bien vivre en collectif de travail, en appui direct et réactif au responsable de territoire.
Sous l'autorité du responsable de territoire, dans le cadre des missions de l'ATIP :
- Il apporte une assistance solide et permanente à l'équipe d'Obernai en matière d'organisation professionnelle
- Il accompagne le responsable dans la planification et la préparation de ses engagements professionnels.
- Il assure l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve.
- Il assure des missions particulières, en relais du Secrétariat Général de l'ATIP, en rapport avec la gestion des ressources humaines du service, des moyens généraux, de gestion de l'information et du suivi des réseaux d'échanges.
- Il est amené à soutenir les équipes en territoire sur certaines tâches administratives.
- Il participe au réseau des assistants de l'ATIP, participe aux intérims et aux solidarités mises en place, utilise et développe les outils partagés. Il en assure le reporting auprès du Responsable de territoire.
- Il participe à l'organisation des réunions internes et externes en territoire.
- Il participe à la vie collective et y apporte sa contribution au quotidien.

L'accueil
- Il assure l'accueil téléphonique et physique du site de Haguenau.
- Il filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir.
- Il traite les demandes de renseignements généraux.
- Il coordonne l'accueil des nouveaux arrivants et veille à la bonne organisation matérielle.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Méthode de classement et d'archivage,Utilisation de logiciels spécialisés,Contrôler la conformité des données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Corriger et mettre en forme un document,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.