Assistant·e de Gestion Administrative - Communaute de Communes de la Region de Rambervillers H/F - Structures de coopération territoriale

Rattaché.e à deux responsables de service, l'assistant.e de gestion administrative à temps complet, sera en charge de deux secrétariats : celui de la Direction Technique et Développement Economique et de l'Ecole de Musique.
L'assistant.e de gestion administrative assura également l'accueil téléphonique (standard) de la Communauté de Communes.

1) Secrétariat de la Direction Technique et Développement Economique :
-Accueil téléphonique, prise de messages, de rendez-vous pour le responsable du Pôle
-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
*Traitement des dossiers, saisie et mise en forme de documents divers (courriers, invitations, ...),
*Rédaction des comptes rendus de réunions et de divers documents administratifs,
*Préparation des actes administratifs (délibérations et suivi des conventions du Pôle),
*Gestion des contrats de maintenance.
-Suivi des projets et activités avec le responsable de Pôle :
*Planification et suivi des dossiers, des marchés publics
*Rédaction de rapports,
*Réalisation de tableaux de bord,
*Suivi administratif.
-Préparation de documents budgétaires et comptables :
*Aide à la préparation du budget,
*Préparation et suivi des dossiers de subvention.

2) Secrétariat Ecole de Musique :
-Inscription école de musique,
-Mails aux parents,
-Gestion de l'agenda des professeurs et du directeur,
-Organisation des auditions et des examens de fin d'année,
-Déclaration auprès de la SACEM,
-Communication à la presse pour les auditions et les concerts,
-Comptes rendus des réunions pédagogiques,
-Mise à jour de la partothèque,
-Participation au budget prévisionnel de l'année N+1 et suivi de l'année en cours,
-Gestion des assurances pour les instruments,
-Tenue du parc instrumental,
-Demande de subventions

3) Assurer l'accueil téléphonique (standard) :
-Assurer et garantir un accueil téléphonique de qualité pour les usagers, élus, partenaires, ...
-Réception et identification des appels (analyse de la demande et orientation vers la personne recherchée),
-Assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent, ...)

-Expérience exigée dans le secrétariat (techniques rédactionnelles, maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, ...)
-Connaissance obligatoire du mode de fonctionnement d'une collectivité publique
-Maîtrise de la technique d'accueil téléphonique
-Expérience exigée dans les demandes de subventions et budgétaire et dans l'exécution des marchés publics
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités sur les deux postes
-Maîtriser les techniques de classement