Assistant de Direction - Iut Nord Franche-Comté H/F - Université de Franche-Comté

L'Institut Universitaire de Technologie (IUT) Nord Franche-Comté, composante de l'UMLP, rassemble plus de 200 personnels et 300 vacataires sur quatre sites à Belfort et Montbéliard, au service des étudiants et des acteurs socio-économiques du territoire.

Référence d'excellence dans l'enseignement supérieur depuis 1968, il favorise la formation, l'innovation et la collaboration au coeur de la dynamique intellectuelle et culturelle de la Franche-Comté.

Pour plus de renseignements sur l'IUT Nord Franche-Comté, nous vous invitons à consulter le site : https://www.iut-nfc.univ-fcomte.fr/Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur !

Définition de la fonction : Assurer le secrétariat du directeur, de la Directrice Adjointe et Responsable Administratif et Financier de l'iUT NFC

Champ des relations :

- En interne: la Direction, les personnels (enseignants, administratifs et techniques), les étudiants, les services centraux de l'UMLP
- En externe: les professionnels, les collectivités locales, les administrations

Activité 1 : Organisation de l'agenda de la Direction

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien (prise de RDV, prise de contact, e-mails, déplacements, etc.) de la Direction
- Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et téléphonique lié à la direction
- Organiser et gérer la logistique des réunions

Activité 2 :Gestion administrative

- Assurer la préparation et le suivi des conseils de direction, d'institut et des commissions (convocations, documents préparatoires, comptes-rendus, réservation de salle, réception, etc.)
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Gestion des flux de documents entrants et sortants
- Rédaction et mise en forme de documents divers (lettres, rapports de présentation, etc.)
- Edition et suivi des bons de commande, des engagements juridiques et des services faits pour la direction

Activité 3 : Gestion d'évènements et actions ponctuelles

- Co-piloter des actions ponctuelles (événements, séminaires, accueil d'invités, auditions de recrutement, etc.) en lien avec la direction et les services concernés
- Organiser les déplacements, les réunions et des rendez-vous
- Gérer les réservations

Le poste, basé à Belfort, est ouvert uniquement aux contractuels.

Il est à pourvoir du 9 février au 1er juin 2026.

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !

https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles :

- Rédiger des rapports ou des documents
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils bureautiques et les applications de l'activité
- Savoir rendre compte

Connaissances :

- Maitriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Power Point...
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication

Qualités :

- Confidentialité et rigueur
- Capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Qualités relationnelles
- Capacité à gérer le stress
- Travailler en équipe et prises d'initiatives