Assistante de Structure de Recherche H/F - Service Public

Le département COSYS (« Composants et Systèmes ») se donne pour ambition de développer les concepts et outils nécessaires à l'amélioration des connaissances de base, des méthodes, des technologies et des systèmes opérationnels destinés à une intelligence renouvelée de la mobilité, des réseaux d'infrastructures et des grands systèmes urbains. Il vise ainsi une maîtrise accrue de leur efficacité, de leur sécurité, de leur empreinte carbone et de leurs impacts sur l'environnement et la santé. La production de connaissances à la frontière des pratiques, leur transformation en produits utiles et en corps de doctrine en appui des politiques publiques et l'évaluation des transformations induites par les innovations dans ces champs d'activité forment l'ADN du département. Le département Cosys comprend six laboratoires et une équipe répartis sur cinq campus de l'université et une équipe de recherche en émergence à Bordeaux (www.univ-gustave-eiffel.fr).
Depuis sa création, les travaux de recherche menée au sein du laboratoire ESTAS du département COSYS, se positionnement au croisement de l'amélioration de la sécurité et des performances des systèmes de transport guidé. Ces travaux ont accompagné les grands tournants technologiques de ces trente dernières années de ces types de systèmes de transport. Ce positionnement lui a valu une reconnaissance internationale comme en témoignent son implication régulière, au plus haut niveau, dans des projets européens. En parallèle, ESTAS a aussi éManagement

Assistance du directeur dans les activités de la vie du laboratoire,
Réalisation et mise en place de procédures.

Organisation

Accueil, information et orientation des visiteurs,
Rédaction de courriers et de notes,
Enregistrement et transmission du courrier,
Organisation des déplacements des agents du laboratoire et des partenaires invités,
Organisation et suivi des achats,
Organisation de réunions, séminaires et conférences,
Interface avec les services internes et externes.

Gestion des ressources humaines

Montage et suivi des dossiers administratifs de recrutements des non-permanents et stagiaires.
Accompagnement administratif des personnels non-permanents et des stagiaires recrutés.

Gestion financière

Réalisation de tableaux de bord et suivi du budget,
Traitement des demandes budgétaires,
Suivi budgétaire des contrats en relation avec les services des contrats,
Suivi budgétaire des contrats forfaitaires en relation avec les bailleurs et donneurs d'ordres.

Missions complémentaires:

Coordination de la programmation budgétaire du laboratoire,
Animation et rédaction des comptes-rendus de réunions,
Aide au montage et implication dans les projets nationaux et internationaux,
Montage des contrats forfaitaires en relation avec les bailleurs et donneurs d'ordres.

Formation et expérience professionnelle: BAC

Domaine de formation souhaité: secrétariat, gestion administrative

Environnement, contexte de travail, rattachement hiérarchique:
Rattaché(e) au directeur du laboratoire COSYS-ESTAS, l'assistant(e) assure de façon autonome les missions qui lui sont confiées et veille au bon fonctionnement du laboratoire. Il/Elle est en relation avec les membres du laboratoire, du département, les différents services de l'Université Gustave Eiffel, les partenaires des contrats et les prestataires extérieurs

Savoir:

Connaissance de l'environnement professionnel et des techniques du domaine
Connaissances en gestion financière et ressources humaines
Notions en anglais appréciées

Savoir-faire:

Application des règles d'usages et des procédures administratives
Gestion des priorités
Mise en place des procédures

Maîtrise des outils bureautiques courants
Utilisation des outils informatiques spécialisés

Savoir être:

Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
Respect des règles de discrétion et de confidentialité
Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs.
Rigueur, sens de l'anticipation et de l'initiative