Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite de Montpellier Paul-Valery

L'Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l'UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s'adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.

Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d'équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l'émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.

Contexte du recrutement
L'université Paul Valéry souhaite recruter un.e gestionnaire de scolarité. La personne recrutée sera amenée à se déplacer dans toutes les composantes et services, en fonction des besoins du moment, pour pallier les absences courtes de personnels.

Missions
Le.a gestionnaire de scolarité assure les tâches suivantes :

- Participer à l'accueil des étudiants et des enseignants chercheurs, en présentiel, par téléphone, par mail,
- Participer aux inscriptions administratives, contrôle des pièces du dossier d'inscription,
- Participer à l'établissement de la carte étudiant de type « multi-services (CMS),
- Veiller au respect des échéances annuelles et des calendriers,
- Assurer la gestion des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu'à la délivrance de leur diplôme,
- Réaliser les inscriptions pédagogiques sur Apogée et contrôler celles faites sur le Web par les étudiants (anomalies).
- Réorientation 1ère année : traitement des dossiers internes et externes à la fin du semestre 1
- Assurer la gestion des notes et résultats, création des maquettes import-export sur Apogée
- Assurer l'organisation des jurys d'examen : préparation, participation et assistance
- Diffuser les informations à destination des étudiants (listes de diffusion)
- Aider à la surveillance des examens,
- Préparer les maquettes via Access,
- Réaliser des extractions de statistiques diverses (Apogée, BO.)
- Aider les étudiants pour leur inscription dans les groupes de travail via le logiciel MGroup.

Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche,
- Connaissances souhaitées sur le fonctionnement institutionnel de l'Université et de ses structures.
- Connaissance de la règlementation dans un service de scolarité

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Appliquer la règlementation et respecter les procédures de la scolarité,
- Appréhender rapidement des applications métiers internes,
- Posséder une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
- Utiliser des fonctionnalités avancées des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie), ainsi que les outils collaboratifs de travail à distance,
- Appliquer les règles de classement et d'archivage des documents administratifs

SAVOIRS ÊTRE
- Savoir travailler dans le respect des procédures,
- Capacité d'organisation, rigueur et méthode,
- Avoir le sens de l'initiative, réactif,
- Savoir travailler en équipe, savoir partager l'information et rendre compte
- Être à l'écoute des étudiants
- S'adapter facilement à des environnements changeants.

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une première expérience en scolarité dans un établissement d'enseignement supérieur serait un plus.

Suite de la description de l'offre en suivant le lien de candidature

Experience: 12 Mois

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.