Assistant Administratif·ve Responsable du Service Élection - Commune de Vieux - Fort H/F - Communes

en raison du départ en retraite de l'agent en charge des élections et du secrétariat de la collectivité , un(e) assistant(e) de gestion administrative est recrutée. Il(elle) est en charge des élections , recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif secrétariat de la collectivité. Il(elle) suit les dossiers administratifs , gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences et assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail de leur service.
Il(elle) est placer sous la responsabilité directe de l'autorité territoriale et du responsable des services administratifs et reste toutefois automne dans l'organisation de son travail. d'exécution

Activités principales :
- Organisation des élections
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Accueil et renseignement de la population
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Suivi des projets et activités de la direction
- Élaboration des actes administratifs
- Gestion et affichage d'informations
- Secrétariat du conseil municipal

Autres activités :
- Participe au recensement de la population
- Gérer les fichiers internes des Jurés d'assises
- Organiser les élections prud'homales
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail de leur service.

Conditions d'exercice et moyen mise a votre disposition :
- Relations avec les élus et usagers
- Partenariat avec les acteurs institutionnels (préfecture, INSEE)
- Utilisations de l'outil informatique
- Horaire régulier au bureau, possibilité d'heures supplémentaires
- Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
- Déplacements exceptionnels : réunions en préfecture
- Relations avec les différents services
- Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public

Connaissances et savoirs faire requis :
- Savoir planifier son travail et gérer et hiérarchiser les priorités
- Respecter les délais réglementaires
- Connaitre le fonctionnement du standard téléphonique, d'internet
- Connaitre les techniques d'accueil, de communication et de régulation
- Technique de médiation et de négociation
- Connaitre les techniques de secrétariat (prise de note...)
- Maîtriser des logiciels bureautiques (Word, Excel...) et des NTIC
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Préparer les dossiers pour les instances
- Connaitre les techniques rédactionnelles administratives
- Connaitre les techniques de recherche d'information
- Connaitre les techniques de gestion de planning
- Connaitre les techniques de classement
- Rédiger des notes synthétiques
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Connaissance : procédures relatives aux élections, jurés d'assise etc.
- Connaissance juridique en matière électorale
- Procéder à l'inscription, la radiation, aux changements d'adresse, aux modifications de l'état civil des électeurs
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Rédiger et vérifier des comptes rendus et procès-verbaux de réunion, les délibérations
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Savoir- être :
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion, rigueur)
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
- Excellentes qualités relationnelles
- Autonomie
- Grande disponibilité
- Qualités organisationnelles
- Être force de proposition
- Capacité d'adaptation
- Réactivité