Responsable du Secrétariat Général - Mairie de Chasse-Sur-Rhone H/F - Communes

Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services et en lien étroit avec Monsieur le Maire et les élus, le (la) Responsable des affaires générales pilote et coordonne un service aux missions variées et stratégiques pour le fonctionnement de la collectivité.

Il (elle) encadre une équipe de trois agents à temps plein et assure la gestion des instances, du secrétariat du Maire et DGS, du courrier.

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL :
Gestion de l'assemblée délibérante et de la vie institutionnelle :
- Gestion et suivi de l'agenda de Monsieur le Maire
- Préparation, organisation et suivi des Conseils municipaux : convocation, ordre du jour, rédaction et diffusion des notes de synthèses, délibérations, procès-verbaux et transmission au contrôle de légalité
- Rédaction de tout type d'actes : courrier, note, arrêté, délibération....
- Organisation et planification des réunions : commissions, compte rendu des commissions...
- Conseil et appui administratif et juridique
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat général.
- Traitement des archives
- Organisation du tirage au sort des jurys d'assises, information des tirés au sort et transmission de la liste au greffe de la cour d'assises)
- Veille juridique et règlementaire
- Suivi du budget du service,

ENCADREMENT DU SERVICE :
- Coordination et organisation globale du service.
- Encadrement des agents (évaluation des besoins en formation, entretien annuel d'évaluation, ...)
- Participation active à la modernisation des pratiques administratives et à la qualité de l'accueil du public.

Supervision des missions de secrétariat général :
ELECTIONS : Piloter des opérations relatives à l'organisation des élections

ETAT CIVIL : Organiser les activités du service Etat Civil et sécuriser les procédures

ACCUEIL : Être le (la) garant(e) d'un accueil de qualité, d'une information claire et d'un accompagnement adapté aux besoins de chacun. Avec votre équipe, vous aurez pour mission de faciliter le quotidien des usagers.

DR : Superviser la gestion des titres sécurisés (CNI, passeports) :

RECENSEMENT DE LA POPULATION : Coordonner le recensement annuel de la population

- Expérience souhaitée dans un poste similaire.
- Connaissance de l'environnement territorial, des compétences et du fonctionnement d'une collectivité
- Maîtrise du cadre juridique de l'état civil, des PACS, des élections et de la législation funéraire.
- Maîtrise des formalités et procédures électorales
- Capacité à piloter un service, à motiver une équipe et à conduire des projets.
- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques d'accueil du public
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Rigueur professionnelle, organisation et discrétion
- Autonomie, réactivité, esprit d'initiative, dynamisme
- Sens du travail en équipe
- Connaissance des enjeux institutionnels
- Sens de la priorisation et capacité à gérer des urgences

Les activités énumérées ci-dessus sous entendent des missions non listées.