Secretaire du Conseiller Expert Regional en Med de Prev H/F - Service de Santé des Armées (SSA)
- Arcueil - 94
- Fonctionnaire
- Service de Santé des Armées (SSA)
Les missions du poste
Le poste de secrétaire d'antenne de médecine de prévention est affecté à la 6ème Antenne de Médecine de Prévention d'Arcueil. Sa mission exclusive est le suivi au titre de la médecine de prévention du personnel civil de la Défense affecté dans les organismes du ministère.
Sur le plan technique, il/elle relève du médecin conseiller expert de médecine de prévention, autorité hiérarchique directe.
Sur le plan administratif, il/elle relève du 2ème Centre Médical des Armées Ile-de-France et du CMG de Saint-Germain-en-Laye.- Assurer l'accueil téléphonique des agents et l'accueil physique des agents lors des visites
- Planifier les visites
- Effectuer les convocations et le suivi des présences des personnels de réserve de l'antenne via le logiciel ROC
- Récupérer, enregistrer, expédier, le courrier et archiver les documents de l'antenne selon les règles de l'archivage du Ministère
- Réaliser les différents courriers (lettres, bordereaux d'envoi, notes de service ...) selon la charte graphique en vigueur et en assurer leur suivi
- Assurer la tenue des dossiers médicaux selon les recommandations de la Haute Autorité de Santé et leur transmission selon les règles du ministère des Armées
- Répondre aux demandes des organismes en fixant les rendez-vous de visite des agents selon le type de surveillance et leur secteur géographique pour envoi de convocation par leur gestionnaire ou leur correspondant local RH
- Gérer les biens de fournitures bureautiques (commande, rangement...)
- Participer à la gestion du parc informatique
- Effectuer les examens biométriques
- Participer à la réalisation du rapport annuel
- Transmettre la facture des examens complémentaires
- Faire les demandes dans le SI EUREKA
- Gérer les Ordres et les frais de Missions dans FD@ligne
- Participer à la mise à jour des tableaux d'indicateurs de l'activité du service
Le profil recherché
Maitrise préalable des outils de bureautique
Expérience confirmée en secrétariat médical
Compétences attendues :
- Protection du secret
- Prise d'initiative
- Organisation et méthode
- Autonomie
- Usage correspondance administrative
- Technique de secrétariat
- Règles protocole et procédures
- Utilisation d'un système d'information
- Travail en équipe