Assistant·e en Gestion Administrative et Financière H/F - Université de Lille

Vous intégrez un service support à la DTEIL, au coeur des activités financières et budgétaires de l'établissement, oeuvrant au quotidien pour garantir la fiabilité des opérations immobilières complexes et des immobilisations correspondantes, la bonne exécution des crédits et l'accompagnement des directions de la DTEIL dans leur gestion financière.

Environnement professionnel stimulant
Interlocuteurs variés
Contribution directe à la performance financière de l'UniversitéMISSIONS DU POSTE

Le(la ) chargée de mission est rattaché-e à la direction Transition Écologique Immobilière et Logistique au sein du service Pilotage Budgétaire.

Ce service, qui est composé de 3 agents et une responsable, travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires financiers des 5 sites distants que compte la direction et les chargé(e)s d'études et/ou chargé(e)s d'opération immobilière de la direction Transition Immobilière et Maîtrise d'Ouvrage.
ll/elle assure le suivi d'opérations immobilières complexes et des Immobilisations correspondantes.
Il/elle est en charge de l'animation du réseau des gestionnaires financiers dans une démarche d'accompagnement au changement et de développement du travail partenarial avec la direction du budget et l'agence comptable.
En particulier, dans un contexte de changement d'outil de suivi comptable, il/elle accompagnera les membres du réseau durant la période de transfert des données ainsi que dans la période de déploiement du nouvel outil comptable (formation, relais auprès des services etc.). Il/elle réalise des actes de gestion administrative courants dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière.

ACTIVITES PRINCIPALES ET ASSOCIEES

- Assurer le suivi financier et juridique (sur les aspects de la commande publique : avenant aux marchés de travaux, révision des prix, ....) des opérations immobilières complexes dont il/elle a la charge
- Dans le cadre du dialogue de gestion et en lien avec la Direction du Budget et la Direction de la Gestion, assurer le suivi des recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement pour les opérations immobilières
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, ...)
- Apporter un appui à la responsable du pôle dans les démarches d'ingénierie financière
- Contribuer au suivi et au contrôle des opérations comptables et financières dont il/elle a la charge dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
- Animer le réseau des gestionnaires financiers interne à la DGDTEIL en lien avec la responsable du pôle financier :
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
- organiser 1 réunion trimestrielle du réseau (élaborer l'ordre du jour, préparation de la réunion avec le(s) service(s) de l'établissement, animation, gestion des suites de la réunion)
- accompagner les gestionnaires financiers dans le changement d'outil comptable de l'établissement (phase de nettoyage des flux) et être le/la référente du nouvel outil déployé (accompagner les gestionnaires à la prise en main de l'outil : formation, rédaction de fiches de procédures, être l'interface avec les services cent

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

- Connaissance des marchés publics
- Maîtrise des finances publiques
- Maîtrise des règles et techniques de la comptabilité et de la comptabilité analytique
- Maîtrise des systèmes d'information budgétaires et financiers
- Environnement et réseaux professionnels
- Connaissances des métiers de l'immobilier

Savoir-faire opérationnels

- Analyser les données comptables et financières
- Appliquer des règles financières
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Exécuter la dépense
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Animer un réseau
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (outil comptable) et bureautiques (Word, Excel)
- Assurer une veille
- Mettre en oeuvre une démarche qualité

Savoir-faire comportementaux

- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (par exemple : Direction des affaires financières, Agence comptable) et externes (par exemple : prestataires)
- Autonomie et discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions
- Capacité d'écoute
- Capacité d'adaptation et d'initiative

Domaines de formation et expériences souhaitables

Formation souhaitable en comptabilité et gestion
Expérience dans le domaine de la gestion budgétaire et de la comptabilité