Assistant de Direction H/F - Université Orléans

Mission

Rattaché au Directeur Général des Services Adjoint - Ressources, vous avez pour mission de l'assister dans l'exercice de ses fonctions, faciliter la coordination des activités du pôle ressources et assurer le suivi administratif, logistique et documentaire.

Vous contribuez à la fluidité des échanges internes et externes.

Activités principales

Appui à l'organisation et à la planification :

- Gérer l'agenda du DGS Adjoint Ressources (organisation des réunions, entretiens et déplacements)et assurer la gestion de sa boîte mail fonctionnelle;

- Organiser les réunion (élaboration de l'ordre du jour, logistique, réservations, convocations des participants, préparation des dossiers);

- Suivre les échéances et priorités du pôle ressources.

Gestion documentaire et administrative :

- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs;

- Organiser et gérer le classement physique et numérique des documents;

- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion.

Communication et coordination :

- Assurer l'interface entre le DGS Adjoint Ressources et les structures de l'université;

- Diffuser les informations pertinentes aux interlocuteurs internes et externes;

- Contribuer à l'actualisation des espaces collaboratifs (intranet, bases de données).

Accueil et orientation :

- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes;

- Traiter les appels téléphoniques et les courriels, prioriser les demandes.

Organisation des déplacements :

- Organiser les déplacements professionnels du DGS Adjoint Ressources: ordres de mission, réservations (transport, hébergement), suivi des remboursements.

Qualité et projets transversaux :

- Structurer et actualiser les procédures, tableaux de bord et outils de pilotage associés;

- Appuyer la planification et le suivi des projets transversaux (jalons, échéances, livrables) à l'aide d'outils de gestion de projet;

- Anticiper les besoins, alertes et points de coordination pour faciliter la prise de décision;

- Être force de proposition pour optimiser l'organisation, les méthodes de travail et la diffusion d'une culture qualité au sein du pôle ressource.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac +2 orientée vers l'assistanat de direction;

Maîtrise des techniques de prise de notes;

Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion;

Bonne maitrise des outils bureautiques.

Compétences et qualités requises

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ;

Savoir rédiger des comptes rendus de réunion;

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ;

Savoir faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ;

Savoir s'adapter aux changements ;

Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ;

Savoir partager l'information et communiquer sur cette information ;

Adapter sa posture et ses méthodes aux interlocuteurs et aux situations.