Gestionnaire des Inscriptions Administratives H/F - Université Orléans

Au sein de l'UFR DEG de l'Université d'Orléans, votre mission consiste à assurer les différentes activités liées à la procédure des inscriptions administratives pour l'ensemble des étudiants de la composante et de l'antenne de Chartres.

Le poste est actuellement basé à l'UFR DEG, site d'Orléans La Source.
Dans le cadre du projet de déménagement, l'UFR DEG rejoindra progressivement le site Madeleine, en centre-ville d'Orléans, à partir de 2026, avec une installation définitive prévue pour la rentrée universitaire de septembre 2027.

Activités principales

Rattaché à la Responsable des inscriptions administratives, vos activités sont les suivantes:

Gestion des inscriptions administratives :

- Vérifier les dossiers d'inscription ;

- Assurer les inscriptions administratives des étudiants dans l'outil Apogée ;
- Editer les cartes Atout-Centre des étudiant inscrits et gérer les dossiers de transfert.

Gestions des dossiers et les candidatures des licences et masters :

-Gérer les dossiers de candidatures des licences et masters 1ère année des étudiants étranger via l'application Etude en France et répondre aux recours ;
- Assurer le suivi des dossiers de VAE et de transferts de dossier en lien étroit avec les directeurs d'études.

Gestion des dossiers transversaux du service:

- Organiser les VAE en lien avec le responsable des VAE;

- Etablir les arrêts de juryset organiser la délibération du jury;

- Etablir les contrats des surveillants, des tuteurs et des chargés d'inscription et assurer le suivi des relevés d'heures;

- Mettre à jour le tableau de suivi des heures des surveillants en lien avec les gestionnaires de formation et des tuteurs;

- Participer au recrutement des surveillants et des chargés d'inscriptions en lien avec le responsable des inscriptions administratives et le responsable du service des études;

- Gérer les dossiers de demande de réorientation en lien avec le service concerné et les directeurs d'études;

-Gérer les demandes ponctuelles de relevés de notes et attestations de réussite en appui du poste de l'accueil.

Autres:

- Apporter un appui administratif aux autres services lors des pics d'activité;

- Constituer un binôme avec l'agent d'accueil de l'UFR.

Formation et expérience professionnelle

Formation ou expérience orientée aux métiers de l'administration/pédagogie

Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel) et adaptabilités aux logiciels métiers

La connaissance du logiciel Apogée est un plus

Compétences et qualités requises

Sens relationnel / Sens de l'organisation

Autonomie / Rigueur / Fiabilité

Bonne expression orale et écrite

Savoir analyser et hiérarchiser les informations

Capacité à s'adapter aux changements et aux situations d'urgence